A. Pengertian
Surat Menyurat
Ø Buku
Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan, mengemukakan :
Surat
merupakan alat komunikasi tertulis yang efektif, sebagai bahan dokumentasi
penting yang sewaktu-waktu dapat dijadikan bahan bukti tertulis. (Drs. E.
Martono, 1985).
Ø Buku
Manajemen Sekretaris :
Surat
adalah komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada
pihak lain untuk menyampaikan warta atau pesan dengan menggunakan kata-kata
yang bersifat umum dan jelas, dapat dimengerti maksud dan tujuannya serta tepat
sasaran (Drs. Saiman, M.Si, 2002).
Secara
umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan
secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun
karena kedinasan.
Surat
juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang
dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi
penting dalam tata kerja tata usaha.
B. Fungsi dan
Penggolongan Surat
Surat
yang berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan
perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai :
1. Alat bukti
tertulis : adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti apabila
terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang mengadakan
hubungan korespondensi.
2. Alat
pengingat : berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.
3. Bukti
historis : berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu
organisasi pada masa-masa lalu.
4. Duta
organisasi : surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi
intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.
5. Pedoman :
surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.
Dalam
bukunya Manajemen Sekretaris, Drs. Saiman, M.Si mengklasifikasikan jenis-jenis
surat yang dapat ditinjau dari beberapa segi sebagai berikut :
a. Menurut
wujud surat
1. kartu pos
2. warkat pos
3. surat
bersampul
4. nota
5. telegram
6. surat
pengantar
b. Menurut
tujuan surat :
1. surat
pemberitahuan
2. surat
perintah
3. surat
permintaan/permohonan
4. surat
panggilan/teguran
5. surat
peringatan
6. surat
keputusan
7. surat
perjanjian
8. surat
laporan
9. surat
pesanan
10. surat
penawaran
c. Menurut
sifat isi dan asal surat :
1. surat dinas
2. surat niaga
3. surat
pribadi (bersifat kekeluargaan dan resmi)
d. Menurut
jumlah penerima surat :
1. surat biasa
2. surat edaran
3. surat
pengumuman
e. Menurut
keamanan isi surat :
1. surat sangat
rahasia
2. surat segera
3. surat biasa
f.
Menurut prosedur pengurus surat :
1. surat masuk
2. surat keluar
g. Menurut
jangkauan surat :
1. surat intern
2. surat
ekstern
C. Tata Urutan Susunan Bagian-Bagian Surat
Dalam
bukunya Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, Drs. A. W Widjaya mengemukakan,
bahwa tata urutan susunan bagian-bagian surat yang benar adalah sebagai berikut
:
a. Kepala surat
b. Tempat dan
tanggal surat
c. Nomor surat
d. Lampiran
surat
e. Perihal
f.
Alamat surat
g. Salam
pembukaan (kadang-kadang telah masuk dalam kalimat pembukaan).
h. Kalimat
pembuka surat
i.
Isi surat
j.
Salam penutup
k. Tembusan
surat
l.
Inisial surat
Pedoman
dalam menyusun isi surat adalah :
a. paragrap
pembuka
b. paragrap
uraian isi
c. paragrap
penutup
D. Bentuk
Surat Menurut Cara Mengetik/Menulisnya
Surat
harus di tulis/ditik rapi dan bersih tanpa salah. Untuk maksud tersebut, maka
muncullah bermacam-macam model surat sesuai dengan efisiensi bidang tata usaha.
Adapun
surat menurut bentuknya adalah :
a. Surat Lurus
(Block Style)
b. Surat
Setengah Lurus (Semi Block Style)
c. Surat Lurus
Penuh (Full Block Style)
d. Surat Lekuk
(Indented Style)
e. Surat Resmi
(Official Style)
f.
Surat Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)
g. Surat
Sederhana (Simplified Style)
Dalam
buku Administrasi Kearsipannya, Drs. A. W Widjaya, menguraikan secara singkat
dalam mempergunakan sarana hubungan dengan surat yang memerlukan beberapa
persiapan dan kegiatan, antara lain :
a. Bahan-bahan
dan alat-alat tulis
b. Membuat
konsep surat
c. Pengetikan
d. Pentaklikan
surat
e. Pengiriman
surat / ekspedisi
f.
Penyimpanan Surat
g. Pengaturan
Surat Menyurat
·
Pengaturan Surat Masuk
Surat
diterima oleh suatu kantor melalui beberapa cara, seperti; diantar oleh seorang
kurir, harus diambil di kantor pos, pengiriman melalui pos, dll.
Menurut
Drs. E. Martono, Prosedur penyelesaian surat masuk secara sederhana adalah
sebagai berikut ;
1. Pemilihan
pendahuluan/presorting
2. Pembukaan
sampul/opening the envelope
3. Pemeriksaan
serta pemberian tanda terima/dating
4. Penelitian
banyaknya lampiran/checking the enclosures
5. Pemisahan/sorting
6. Penyelesaian
Surat/routing
7. Penyerahan
surat untuk di proses/distribution.
Ada 3 (tiga)
prosedur yang umum dipergunakan dalam pencatatan dan pendistribusian surat
untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar pada setiap kantor,
yaitu :
1. Prosedur
Buku Agenda
a. buku agenda
(berisi kolom-kolom keterangan dari surat yang dicatat yang susunannya
kronologis).
b. buku
ekspedisi (dipergunakan sebagai tanda buktipenerimaan, pengiriman, atau
pendistribusian surat atau barang).
2. Prosedur
Kartu Kendali (prosedur pencatatan dan pengendalian surat sehingga surat dapat
dikontrol sejak masuk sampai disimpan).
3. Prosedur
Tata Naskah (suatu kegiatan administrasi di dalam memelihara dan menyususn
data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari suatu persoalan
pokok secara kronologis dalam suatu berkas).
Tahap
akhir dari proses pengaturan surat masuk adalah penyimpanan,
·
Pengaturan Surat Keluar
Untuk
pengurusan surat keluar, seperti juga pada penggolongan surat masuk hendaknya
juga diadakan pengelompokkan ke dalam kelompok; surat penting, surat rutin, dan
surat biasa.
Secara
ringkas pengaturannya adalah sebagai berikut :
1. Membuat
konsep surat
2. Konsep
disetujui akan diparaf oleh pimpinan
3. Surat di tik
oleh satuan unit pengolah
4. Surat yang
siap dikirim ditandatangani oleh pimpinan
5. Surat oleh
pengarah dilampiri 3 (tiga) kartu kendali yang telah diisi kolom-kolomnya
6. Lembar I
ditinggal pada pengarah, lembar II dan III bersama petinggal dikembalikan ke
unit pengolah
7. Setelah ditandatangani oleh penerima sebagai tanda terima, maka lembar II kembali ke unit pengarah untuk selanjutnya disimpan di penata arsip pusat. Sedangkan asli surat langsung dikirim sesuai dengan alamat yang dituju.
0 komentar:
Posting Komentar