Dalam setiap organisasi/perusahaan baik itu dalam
bidang kearsipan maupun dalam bidang liannya pasti akan terjadi suatu masalah
yang akan memnghambat kinerja organisasi/perusahaan itu sendiri. Berikut
ini adalah pendapat-pendapat tentang masalah-masalah kearsipan menurut
beberapa ahli:
Menurut
Drs. E. Martono, masalah yang sering timbul bertalian dengan warkat, antara
lain :
- Warkat tak dapat ditemukan kembali karena hilang.
- Warkat ditemukan setelah lama mencari dengan membongkar seluruh tumpukan warkat.
- Jumlah warkat tiap hari selalu bertambah
- Tempat penyimpanan warkat terlalu kecil bila dibandingkan dengan jumlah warkat, sehingga tempatnya kurang.
- Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat.
- Pegawai di bidang penyimpanan kurang terlatih.
Menurut
Drs. The Liang Gide, masalah-masalah pokok dalam bidang kearsipan yang umumnya
dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal –hal berikut :
- Tidak dapat ditemukan kembali secara cepat dari bagian arsip suatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi.
- Bertambahnya surat-surat kebagian arsip tanpa ada penyusutan sehingga tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi.
- Tata kerja dan peralatna kearsipan tidak mengikuti perkembangan iomu kearsipan modern, akibatnya pegawai-pegawai arsip tidak terampil dan kurangnya bibingan yang teratur.
Menurut
Drs. Aw. Widjaya, masalah pokok dalam bidang kearsipan antara lain :
- Tidak dapat menemukan kembali arsip secara cepat suatu surat yang diperlukan leh atasan atau petugas unit lain dari bagian arsip.
- Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh unit lain dala waktu lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.
- Bertambahnya surat-surat ke dalam abgan arsip tanpa ada penyusutan, sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi.
- Tata kerja dan peralatan tak berkembang (out of date), tak mengikuti perkembangan zaman (up to date) karena kujrang pengarahan kepada petugas kearsipan.
Maka untuk mengatasi
masalah-masalah kearsipan tersebut, kita harus tahu bagaimana cara untuk
mengatasi masalah-masalah tersebut agar tidak merugikan perusahaan, yaitu
dengan memerhatikan langkah-langkah sebagai berikut :
- Harus menggunakan sistem penyimpanan yang tepat.
- Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, disamping pengawasan/kontrol dan pengandilian yang ketat.
- Memperluas ruangan tempat penyimpanan dan mengefektifkan ruangan serta peralatan yang ada.
- Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat dan mengikuti perkembangan zaman
- Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan.
- Petugas arsip harus memenuhi syarat.
- Mengikutsertakan para pengelola kearsipan dalam kursus-kursus atau diklat-diklat kearsipan dan penggunaan teknologi canggih.
- Melakukan penyusutan dan pemusnahan secara rutin terhadap arsip-arsip yang sudah tidak terpakai.
0 komentar:
Posting Komentar