Nilai Guna Arsip

Nilai Guna Arsip/Ilustrasi

Setiap arsip memiliki manfaatnya masing-masing, kegunaan arsip disebut juga sebagai nilai guna arsip. Nilai guna arsip dibagi menjadi dua kelompok/kategori, yakni nilai guna primer/utama dan nilai guna sekunder/tambahan.

1. Nila guna primer/utama

Nilai guna primer adalah nilai guna arsip bagi kepentingan instansi penciptanya dalam kegiatan perusahaan pada masa kini dan masa yang akan datang.

Arsip primer disimpan dan dipelihara selama diperlukan untuk menentukan nilai guna arsip lainnya yang berkaitan. Nilai guna primer meliputi, nilai guna administrasi, nilai guna hukum, nilai guna keuangan, nilai guna ilmiah.

a. Nilai guna administrasi

Nilai guna ini berarti arsip tersebut diciptakan atau diterima dalam kaitannya dengan keperluan administrasi/managemen. Arsip memiliki nilai guna administrasi jika dapat membantu organisasi melaksanakan kegiatan yang berlangsung.

Masa berlaku arsip administrasi dinyatakan apabila:

• arsip tersebut sudah selesai perannya dalam urusan administrasi
• tujuan sudah tercapai
• transaksi telah diselesaikan
• arsip yang disimpan bersifat pencegahan untuk melindungi kemungkinan terjadi kesalahan administrasi

Masa berlaku arsip berbeda satu dengan lainnya, ada yang singkat dan ada yang lama. Arsip tentang keuangan dan masalah kepegawaian umumnya memiliki jangka waktu lama. Arsip yang berkaitan dengan kegiatan tatausaha umumnya memiliki waktu simpan lebih singkat, misalnya bukti pembelian alat tulis kantor dan lain sebagainya.

Jenis arsip mempunyai nilai guna lebih dari satu, antara lain sebagai berikut.

1. Arsip yang berkaitan dengan struktur organisasi. Arsip ini memiliki nilai guna administrasi dan hukum.
2. Arsip yang berkaitan dengan fungsi-fungsi kegiatan organisasi, kepegawaian, pedoman kerja, akuntansi dan sebagainya. Arsip tersebut dapat bernilai guna hukum, keuangan, ilmiah, bahkan nilai guna sekunder.

Arsip yang mempunyai nilai guna lebih dari satu dapat dipastikan masa berlakunya lama, atau mungkin tidak dapat dimusnahkan.

b. Nilai guna hukum

Arsip ini berisi bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum. Lamanya penyimpanan arsip bergantung pada penting atau tidaknya masalah. Misalnya, nilai guna hukum arsip yang berkaitan dengan perjanjian kontrak, maka arsip tersebut sudah tidak punya nilai guna lagi jika kontrak sudah selesai dan tidak diperpanjang lagi.

Nilai guna hukum akan berakhir apabila:

• Tindakan huku sudah dilengkapi/diselesaikan
• Hak-hak organisasi/individu telah terlindungi
• Kewajiban yang timbul sebagai akibat dari satu kebijakan telah terpenuhi
• Tidak diperlukan lagi sebagai bukti di masa depan
• Produk hukum telah diganti dengan produk serupa yang lebih baru

c. Nilai guna keuangan

Arsip bernilai guna keuangan adalah arsip yang menginformasikan darima uang diperoleh, dibagikan, diawasi, dan dibelanjakan. Atau dengan kata lain nilai guna keuangan berkaitan dengan kebijakan keuangan.

Arsip-arsip yang mempunyai nilai guna keuangan diantaranya adalah:

• peraturan tentang pendapatan daerah
• Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN)
• pertanggungjawaban keuangan
• laporan pemeriksaan keuangan 
• dan lain-lain

Jangka waktu penyimpanan arsip dengan nilai guna keuangan, relatif tidak saa satu dengan lainnya. Nilai guna keuangan berakhir apabila:

• kepentingan pengawasan dan pemeriksaan telah dipenuhi
• tujuan organisasi telah tercapai
• hak-hak organisasi dalam kaitannya dengan transaksi keuangan telah terlindungi
• transaksi keuangan sudah selesai tanpa ada kelaim dari salah satu pihak
• kewajiban yang timbil sebagai akibat transaksi keuangan telah terpenuhi
• tidak diperlukan lagi pada masa yang akan datang

d. Nilai guna ilmiah

Arsip bernilai guna ilmiah dan teknilogi mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian murni atau penelitian terapan.

Arsip jenis ini menyediakan data bagi peneliti. Apabila hasil penelitian tidak segera dipublikasikan dalam waktu relatif lama, maka arsip tersebut mempunyai masa simpan yang relatif lama pula.

e. Nilai guna perorangan

Arsip ini mengandung nilai guna bermacam-macam, yakni memiliki nilai guna lainnya seperti nilai guna administrasi dan hukum.

Arsip yang bernilai guna perorangan jangka waktunya cukup lama, bahkan ada yang permanen. Contohnya akte kelahiran, surat nikah, dan sebagainya.

2. Nilai guna sekunder

Nilai guna sekunder meliputi nilai guna kebuktian dan nilai guna informasional.

a. Nilai guna kebuktian

Nilai guna ini mengandung kebenaran yang menjelaskan tentang bukti-bukti keberadaan suatu organisassi beserta fungsi-fungsinya. Arsip ini memberikan penjelasan tentang aspek-aspek penting suatu organisasi seperti:

• asal-usul organisasi
• perubahan serta perkembangannya
• peranan administrasinya dan peranan operasionalnya
• kebijakan, fungsi-fungsi, prosedur
• dan aktivitas lainnya

Semua arsip yang memiliki nilai guna kebuktian harus disimpan secara permanen, karena arsip ini sangat penting bagi ilmuan yang bergerak dalam bidang administrasi, sejarah, dan ilmu sosial lainnya.

b. Nilai guna informasional

Nilai guna informasional adalah nilai guna yang berkaitan dengan informasi yang terkandung di dalam arsip, untuk kegunaan berbagai kepentingan nasional, baik menyangkut penelitian maupun sejarah tanpa dikaitkan dengan orang, badan usaha, tempat, benda, peristiwa, atau gejala. Nilai guna informasi antara lain tentang hal-hal berikut ini.

1. orang dan badan usaha
2. benda
3. tempat
4. gejala (fenomena)

Sumber:

Mengelola sistem kearsipan SMK, Dewi Anggrawati