Arsip
dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi negara. Sebagai contoh, walaupun arsip dinamis keuangan
merupakan arsip dinamis yang penting, arsip keuangan yang disimpan harus
meluas agar dapat memberikan gambaran historis yang lengkap menyangkut
badan korporasi. Arsip yang dilestarikan meliputi informasi tentang
hubungan karyawan, gerakan karyawan, data biografis tokoh dalam badan
korporasi. Penaksiran arsip dinamis yang akan dipilih sebagai arsip
statis ditentukan pula oleh nilai informasi yang terkandung dalam arsip
dinamis.
Nilai
arsip dinamis ini terbagi dua, yaitu nilai rujukan (referens) dan nilai
penelitian. Pemisahan antara nilai rujukan dengan nilai penelitian bagi
arsip dinamis yang akan disimpan permanen memang agak sulit. Pada
umumnya, perbedaan antara kedua nilai terletak pada pemakai dan maksud
penyimpanannya, bukannya pada arsip dinamis beserta isinya
B. ARSIP STATIS
Arsip
statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Umumnya arsip statis yang disimpan berupa arsip kertas. Tetapi tidak
semua arsip statis yang disimpan terbatas pada arsip kertas saja karena
arsip yang mencerminkan perkembangan historis sebuah badan korporasi
terdiri atas berbagai jenis arsip. Walt Disney Production menyimpan tiga
jenis arsip yang.dibagi menjadi arsip bisnis, kreatif, dan produk.
Perusahaan Eli Lilly and Company yang bergerak dalam bidang obat
menyimpan arsip statis kertas serta contoh produk perusahaan, suvenir
ulang tahun perusahaan, iklan promosi, dan bahan pengemasan produk. Foto
merupakan bagian penting dari koleksi arsip statis Sejarah lisan
merupakan bagian penting dari arsip statis sebuah perusahaan karena
dibuat berdasarkan pengalaman eksekutif puncak sebuah perusahaan.
Sejarah lisan dilestarikan dalam bentuk tape, transkrip, dan videotape .Katalog perusahaan juga merupakan sumber informasi.
Arsip
statis tersebut menunjang validasi atau mendorong keputusan mereka.
Nilai penelitian arsip statis dikaitkan dengan pemakai luar atau
personil badan korporasi yang meneliti kebijakan, filsafat, kinerja,
produk, atau karyawan badan korporasi. Arsip statis yang dilestarikan
disesuaikan dengan prinsip provenans (provenance) dan original order. Arsip
dinamis yang kini berubah menjadi arsip statis karena disimpan permanen
disiapkan untuk disimpan dan dilestarikan untuk melestarikan nilainya.
Untuk keperluan tersebut diperlukan pengamanan. Arsiparis mengikuti dua
prinsip penyusunan arsip statis yang disimpan. Kedua prinsip tersebut
adalah prinsip provenans dan prinsip original order. Prinsip
provenans adalah arsip unit tertentu dalam sebuah badan korporasi tetap
dipertahankan sebagai kelompok terpisah, bukannya dijadikan satu dengan
arsip sejenis dari unit lain. Prinsip original order melestarikan
arsip dinamis dalam tata susunan yang sama dengan tata susunan yang
digunakan pada kantor asal. Jadi, arsip yang diterima tetap
dipertahankan dalam tata urutan subjek sesuai dengan saat penerimaan.
Prinsip provenans dan tata urutan semula (original order) menjamin
kesatuan berkas orisinal (yang kini berubah menjadi arsip statis) dalam
susunan yang sama ketika arsip dinamis diciptakan dan digunakan dengan
cara mempertahankan arsip dinamis.
Arsip
statis yang diterima harus dikelola untuk disimpan. Kopi duplikat arsip
dimusnahkan. Arsip statis yang berada dalam kondisi buruk dicatat untuk
diperbaiki. Menyimpan arsip statis dalam filing cabinet tidak disarankan. Folder dalam filing cabinet sering macet dan penelusuran folder mempercepat kerusakan, lebih-lebih lagi dokumen mudah melengkung. Di samping itu filing cabinet harganya
mahal, tidak luwes, makan tempat, dan tidak kondusif. Lemari baja
terbuka lebih cocok untuk menyimpan dokumen. Beberapa dokumen tertentu
memerlukan perlengkapan simpan khusus, misalnya lemari kaca tertutup
untuk melindunginya dari debu atau tangan manusia. Tape, disc, foto,
dan peta juga memerlukan tempat khusus. Untuk pengamanan arsip statis
perlu dikembangkan dan diimplementasikan sistem pengamanannya.
Pengamanan ini mulai dari saat arsip statis diterima, diolah, digunakan
oleh peneliti, dan disimpan di rak. Sistem pengamanan mampu menangkal
orang yang tidak berwewenang masuk dengan memanfaatkan alarm, jari-jari,
panel pemantau, atau detektor gerakan yang disambungkan dengan alarm
jarak jauh. Ketika menyusun sistem pengamanan juga mencakup penyimpanan
di tempat lain. Hanya arsiparis yang berwewenang saja yang memiliki
akses ke kawasan rak tempat arsip disimpan. Arsip
statis tidak saja penting untuk mempelajari masa lalu tetapi juga dampak
pengetahuan masa lalu terhadap pengetahuan masa kini dan mendatang.
Pelestarian dan penyempurnaan pemerintahan, institusi lain dan
organisasi, perhimpunan dan peradaban tergantung pada pelestarian dan
pemanfaatan yang efisien akan arsip statis. Fungsi arsip statis adalah:
1. Sebagai memori perusahaan atau perorangan
Arsip
statis merupakan memori badan korporasi maupun perorangan. Badan
korporasi tidak dapat mengandalkan pada ingatan karyawannya karena
ingatan manusia tidak sama. Arsip statis digunakan untuk merekam
kegiatan badan dalam proses pearsip dinarnis itu sehingga instansi atau
perusahaan dapat menggugah kembali "ingatannya". Misalnya dapat
mengetahui kapan Sk restruktur organisasi perpustakaan dikeluarkan,
distribusi produk tertentu, tindakan untuk melakukan sesuatu, serta
dapat menyajikan dokumentasi tentang fakta yang diperlukan. Melalui
arsip statis, orang dapat menggali kembali peristiwa masa lampau.
2. Untuk pembuktian
Bagian
hukum seringkali memerlukan arsip dinamis historis untuk mendudukkan
posisi mereka. Dalam proses pengadilan yang mengadili perkara pidana
maupun perdata,semua pihak memerlukan arsip dinamis untuk pembuktian dan
penunjang tuntutan maupun pembelaan. Sebagai contoh dalam perkara
gugatan tanah, masing-masing pihak yang bersengketa berlomba-lomba
mencari arsip, bila mungkin arsip yang tertua, sehingga dapat membantu
litigasi. Bukti otentik ini dicari dari arsip terutama arsip statis.
3. Sesuai dengan ketentuan perundang-undangan berdasarkan ketentuan hukum, perusahaan harus menyimpan arsipnya selama waktu tertentu. Untuk Indonesia, menurut ketentuan KUH Dagang pasal 6, arsip dinamis keuangan harus disimpan selama 30 tahun. Untuk lembaga instansi pemerintah, arsip dinamis personalia harus disimpan sampai personalia tersebut pensiun, sampai yang bersangkutan meninggal dunia. Pemusnahan arsip dinamis personalia, terutama untuk pegawai negeri, harus dilakukan oleh instansi yang bersangkutan dengan persetujuan Badan Administrasi Kepegawaian Negara dan Arsip Nasional RI. Pemusnahan arsip dinamis keuangan harus disetujui oleh lembaga instansi yang bersangkutan ditambah dengan persetujuan Badan Pemeriksa Keuangan dan Arsip Nasional. Untuk perusahaan swasta, garis haluan (policy) penyimpanan arsip dinamis selain diatur oleh Undang-Undang 8/1997 tentang dokumen perusahaan, juga diatur pula oleh garis haluan perusahaan yang bersangkutan. Berdasarkan UU no. 8/1997, masa simpan dokumen keuangan cukup 10 tahun, sedangkan untuk badan pemerintah tetap 30 tahun.
4. Sebagai sumber penelitian, khususnya penelitian sejarah
Arsip statis digunakan untuk kepentingan penelitian, tuntutan, maupun kegiatan yang merujuk pada masa lampau. Hal ini terutama berlaku untuk arsip statis artinya arsip yang disimpan permanen. Peneliti memerlukan sumber informasi terekam dan kadang-kadang tidak terekam, misalnya sumber lisan yang digunakan dalam sejarah lisan. Sumber informasi yang paling utama bagi sejarahwan adalah arsip asli. Tanpa arsip asli, peneliti mengandalkan pada desas-desus, tradisi, ingatan, dan dokumentasi ringkasan. Arsip statis menyediakan informasi yang tepat, yang dapat diakses oleh pemakai dan dilestarikan sehingga informasi yang terekam tersedia bagi pemakai.
5. Untuk keselamatan manusia
Arsip dapat digunakan untuk keselamatan fisik maupun rohani manusia pada kasus tertentu.
6. Untuk kepentingan masyarakat
Para
peneliti kedokteran dengan menggunakan rekam medis dan arsip kedokteran
dapat melacak simptom (gejala) dan pola penyakit dalam upaya mencari
penyembuhan dan pencegahan. Peneliti cuaca menggunakan arsip dinamis
cuaca guna membuat ramalan cuaca.
7. Untuk kepentingan pendidikan dan hiburan
Arsip
statis digunakan untuk memantau kemajuan anak didik mulai dari awal
sampai akhir pendidikan. dengan melihat arsip, anak dapat kembali ke
masa lampau serta menggunakannya sebagai inspirasi. Di beberapa lembaga
pendidikan yang menyimpan arsip statis, orang tua dapat menunjukkan
prestasi orangtua dan nenek mereka sehingga si anak terpacu untuk
mengikutinya. Jadi, arsip statis berfungsi sebagai inspirator. Buku,
program televisi, film menggunakan arsip untuk memperoleh cerita yang
otentik.
8. Memelihara aktivitas hubungan masyarakat
Adanya
arsip statis yang lengkap akan bermanfaat bagi hubungan masyarakat.
Bukti arsip statis keberhasilan, kontinuitas operasional, dan usia
perusahaan membantu mengembangkan tugas kehubungan-masyarakatan. Arsip statis juga digunakan untuk kepentingan politik dan keamanan Arsip statis digunakan untuk mendukung kawan politik ataupun menjatuhkan lawan politik.
9. Untuk menelusur silsilah
Dengan menelusur silsilah, seseorang dapat mengklaim dirinya keturunan bangsawan ataupun mengklaim gelar. Mempersiapkan sejarah peringatan lembaga atau perorangan
Perusahaan maupun lembaga pemerintah seringkali menyelenggarakan
upacara peringatan suatu peristiwa. Secara singkat, arsip statis
menyediakan dasar untuk memahami umat manusia, memberikan pengarahan
tujuan, dan menyediakan bimbingan bagi kemajuan manusia. Karena arsip
statis penting bagi masyarakat, arsiparis memiliki peranan penting dalam
masyarakat. Dengan melestarikan dan menyediakan arsip, arsiparis
memberikan jasa penting bagi keseluruhan arsip dinamis.
0 komentar:
Posting Komentar