 |
| Cardex |
Menyimpan dokumen arsip tidak lepas dari menggunakan peralatan arsip.
Peralatan arsip merupakan sarana yang digunakan pada bidang kearsipan,
kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak langsung akan memperlama
umur suatu arsip. Peralatan ini pada umumnya dibuat menggunakan
bahan-bahan yang tahan lama seperti, logam, kayu, alumunium, besi,
plastik, maupun bahan kuat lainnya.
Fungsi peralatan arsip adalah sebagai berikut:
- sebagai sarana penyimpan arsip
- alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan dibidang kearsipan
- alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan, sehingga arsip bertahan lama
Peralatan arsip yang baik tentunya akan mendukung penyimpanan arsip
secara maksima. Ada tida istilah penting yang berkaitan dengan
penyimpanan arsip, ketiga istilah tersebut adalah pengarsipan
horizontal, pengarsipan vertikal, pengarsipan lateral.
- Pengarsipan horizontal, yaitu penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.
- Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal) dimana arsip disusun berderet kebelakang.
- Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) dimana arsip disusun berderet menyamping
Setelah mengenali berbagai istilah dalam penyimpanan arsip, lalu kita
beranjak pada macam-macam peralatan kearsipan, peralatan kearsipan
merupakan bagian pekerjaan dalam bidang administrasi/ketatausahaan,
sehingga peralatan yang digunakanpun sebagian besar sama dengan yang
digunakan dalam bidang ketatausahaan, jenis-jenis peralatan kearsipan
tersebut adalah:
1. Filing Cabinet
Peralatan ini merupakan "idola" dalam kearsipan karena amat terkenal,
lemari ini terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci, tetapi yang
paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. setiap laci dapat menampung
kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun secara
vertikal berderet kebelakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan
arsip atau berkas yang masih aktif.
 |
| Filling Cabinet |
Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut
dimasukkan ke dalam folder atau map gantung (hanging folder).
Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena
diperlukan ruang longgar untuk memasukkan dan mengeluarkan arsip dari
dalam laci.
Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang
dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang
lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder.
Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam.
2. Rotary (alat penyimpanan berputar)
Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip delakukan secara
berputar. Alat ini dapat digerakan secara berputar, sehingga dalam
penempatan dan penemuan kembali tidak banyak memakan tenaga. Alat ini
terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan
pada alat ini secara lateral.
 |
| Rotary Filling Cabinet |
3. Lemari Arsip
Lemari arsip adalah tempat menyimpan berbagai bentuk arsip. Penyusunan
arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan
terlebih dahulu arsip dimasukan ke daloam ordner atau ditumpuk secara
mendatar.
 |
| Lemari Arsip |
4. Rak Arsip
Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun
secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak
terlebih dahulu dimasukan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau
kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari
ordner atau kotak arsip, yang berguna menempatkan label/judul arsip yang
ada di dalamnya.
 |
| Rak Arsip |
5. Map Arsip
Map arsip adalah lipatan kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk
menyimpan arsip/surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak,
berkisar 1-50 lembar. Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai
berikut.
- Stopmap folio, map yang memiliki daun penutup pada setip sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi juga untuk menyimpan arsip yang sudah in aktif.
Stop Map - Map snelhecter, map yang memiliki penjepit di tengahnya. Map ini digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif, tetapi dapat juga menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi menggunakan perforator.
Snelhecter - Folder, map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan ke dalam kotak arsip secara vertikal.
- Hanging folder, folder yang mempunyai besi penggantun, besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.
Hanging Folder
6. Guide
Guide merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai
penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari
2 bagian, yaitu sebagai berikut.
- Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks (pengelompokan) arsip.
- Badan Guide, berfungsi untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya.
 |
| Guide |
Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan
filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika menggunakan ordner
atau map snelhecter.
Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk
arsip. Jika arisp berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran
folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai dengan ukuran arsip yang
disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil.
Posisi tab guide dapat diatur penempatannya, yaitu sebagai berikut.
- Guide pertama, yaitu tab guide terletak pada posisi sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama (main subject).
- Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder (sub subject).
- Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier (sub-sub subject) atau untuk yang lebih khusus lagi.
7. Ordner
Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di
dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam
ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.
Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika
diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat
memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.
 |
| Ordner |
8. Stapler
Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dapat dibedakan menjadi:
- stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas.
- stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas.
- stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas.
9. Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi kartu, perforator dapat dibedakan sebagai berikut:
- Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama plastik, dan lain-lain.
- Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelohecter atau ordner.
- Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukan ke dalam ordner.
Perforator
10. Numerator
Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.
Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan sebagai berikut.
- Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.
- Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri dari lebih dari 6 digit.
Numerator
11. Kotak/box
Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang
bersifat in aktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang
disimpan dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam folder.
Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral) berderet
ke samping.
12. Alat Sortir
Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat yang diterima. Alat sortir mempunyai berbagai bentuk dan bahan .
Ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir
ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik atau
karton.
 |
| Baki Surat/Paper Tray |
13. Label
Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder
yang biasa diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide.
14. Tickler file
Adalah alat yang terbuat dari kotak kayu atau baja, yang berfungsi untuk
menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil
seperti, lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh
tempo. Di dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas.
Ticker file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.
 |
| Ticker File |
15. Cardex (card index) cabinet
Cardex adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan
menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam
cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks.
Alat ini terbuat dari bahan besi baja.
 |
| Cardex |
16. Alat Penyimpan Khusus
Alat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip
dalam bentuk-bentuk khusus seperti flash disk, CD, kaset dan sebagainya.
Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain, karena sangat tergantung
dengan perkembangan teknologi. Bahkan adapula alat penyimpan data yang
berada di dunia maya seperti GOOGLE DRIVE
0 komentar:
Posting Komentar