Penyimpanan Arsip Sistem Subjek

Dalam penyimpanan kearsipan ada beberapa sistem penyimpanan yang sering kita dengar, diantaranya Sistem Abjad, Sistem Subjek, Sistem Nomor, Sistem Tanggal, dan Sistem Wilayah.

Setiap sistemnya memiliki cara tersendiri pada proses penyimpanannya. Apakah menggunakan tanggal, nomor, nama perusahaan, wilayah surat ataupun perihal di dalam surat itu sendiri.

Pada saat seorang pegawai kantor hendak memilih sistem penyimpanan yang sesuai, ada beberapa panduan tentang pemilihan sistem arsip. Salah satu sistem penyimpanan yang akan kita bahas kali ini adalah sistem Subjek.

Pengertian Sistem Subjek
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat.

Dalam mengelola arsip pribadi kita juga dapat menerapkan sistem subjek, misalnya di rumah tangga. Ada arsip tentang pembayaran rekening listrik, rekening telepon, arsip tentang ijazah, akte kelahiran, dan lain-lain.

Kelebihan sistem subjek

1. mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui.
2. dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.

Kelemahan sistem subjek

1. sulit mengklasifikasikan apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain.
2. kurang cocok untuk bermacam jenis surat. 

Pada sistem subjek ini sebelum kita menyimpan arsip hendaknya dipersiapkan terlebih dahulu Daftar Klasifikasi Arsip. Daftar klasifikasi arsip ini adalah daftar yang berisi tentang pengelompokan arsip berdasarkan masalah-masalah, secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.

Tujuan pembuatan daftar klasifikasi subjek adalah sebagai berikut:

• Agar istilah yang digunakan untuk pengelompokan dokumen dapat dibuat tetap dan seragam
• Semua arsip yang bersubjek sama akan dapat berkumpul di tempat yang sama, dan arsip yang subjeknya saling berkaitan akan diletakkan berdekatan.
• Mengusahakan agar arsip secara mudah, cepat, dan tepat, ditentukan kembali dan dikembalikan ke tempat semula. 

Dalam menyusun daftar klasifikasi subjek, masalah-masalah yang ada dibagi menjadi beberapa tingkatan, yaitu sebagai berikut.

• Tingkat I : masalah utama (masalah yang paling luas)
• Tingkat II : sub masalah (masalah yang lebih kecil dari masalah utama)
• Tingkat III : sub-sub masalah (masalah yang lebih kecil dari sub masalah)

berikut contohnya.

Masalah Utama	Masalah	Sub Masalah
Kp  : Kepegawaian	Cuti	a. Cuti Melahirkan b. Cuti Sakit c. Cuti Tahunan
	Mutasi	a. Kenaikan golongan b. Masa kerja c. Tunjangan keluarga d. Alih tugas e. Jabatan

 

 untuk instansi yang ruang lingkupnya luas, dapat menggunakan daftar klasifikasi subjek sampai 3 tingkatan atau lebih, sedangkan instansi yang bidang kerjanya kecil cukup menggunakan satu atau dua tingkatan saja.

Proses penyimpanan dalam sistem arisp ini menggunakan peralatan atau perlengkapan seperti berikut ini.
1. Filing cabinet;  jumlah laci disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah utama
2. Guide; jumlanya disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah
3. folder; jumlahnya disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah
4. Kartu Indeks
5. Rak Sortir
6. Lemari kartu indeks
Penjelasan peralatan arsip tersebut dapat dilihat pada artikel jenis-jenis peralatan arsip.

Prosedur penyimpanan arsip
Langkah-langkah menyimpan arsip sistem subjek pada dasarnya sama dengan sistem-sistem yang lain, yaitu sebagai berikut.
a. memeriksa berkas
Berkas atau surat yang disimpan diperiksa untuk memastikan apakah arsip sudah selesai diproses atau belum, dengan melihat tanda-tanda perintah surat disimpan. Pada saat memeriksa petugas sekaligus menentukan subjek surat tersebut.
Contoh: Bagas akan menyimpan surat dari ibu Arliani tentang cuti sakit. Berarti surat tersebut subjeknya adalah Cuti Sakit.

b. mengindeks
Mengindeks dalam sistem subjek artinya menentukan permasalahan surat dengan mencocokan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat.

c. mengode
Menuliskan kode pada surat tersebut sesuai dengan daftar klasifikasi subjek. Jika daftar klasifikasi subjek menggunakan kode beberapa huruf atau angka, maka kode yang ditulis pada surat adalah kode huruf atau angka tersebut. Tetapi jika daftar klasifikasi tidak menggunakan kode, maka yang ditulis adalah nama subjeknya. Kode subjek yang ditulis adalah nama/nomor subjek pada daftar klasifikasi yang tingkatannya paling kecil.


d. menyortir
Surat-surat yang mempunyai kode yang sama dikelompokan menjadi satu. Apabila surat hanya satu, maka tidak perlu disortir.


e. menempatkan
Surat-surat ditempatkan sesuai dengan kode sura dan kode tempat penyimpanan.
contoh: surat sakit dari ibu Arliani ditempatkan dalam laci berkode Kepegawaian, dibelakang guide cuti dan di dalam hangin folder Cuti sakit.
Catatan: sebelum surat ditempatkan secara permanen pada tempat penyimpanan, jangan lupa untuk membuat kartu indeks terlebih dahulu.
Perhatikan contoh kartu indeks berikut.

 

 Setelah kita menyimpan arsip maka perlu dipelajari juga prosedur penemuan kembali arsip dengan sistem subjek ini. Prosedurnya adalah sebagai berikut:

1. Lihat daftar klasifikasi dan carilah kartu indeks
2. lihat kode penyimpanan kartu indeks
3. berdasarkan kode pada kartu indeks, carilah surat/arsip pada laci, guide, dan folder sesuai dengan kodenya.

Demikianlah proses penyimpanan dan penemuan kembali sebuah arsip menggunakan sistem subjek.

------------------------------
daftar pustaka
Sistem kearsipan, Armico, Dewi Anggrawati
Sistem kearsipan, Erlangga, Sri Endang dkk.