Administrasi dan Tata Usaha

Inti dari kegiatan-kegiatan tata usaha mencakup 6 pola perbuatan (fungsi), yaitu:

1.      Menghimpun: yaitu kegiatan-kegiatan mencari data, mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada, sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.

2.      Mencatat: yaitu kegiatan membubuhkan dengan pelbagai peralatan tulis keterangan yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern, maka dapat termasuk alat-alat perekam suara.

3.      Mengolah: bermacam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.

4.      Menggandakan: yaitu kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat.

5.      Mengirim: yaitu kegiatan   menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.

6.      Menyimpan: yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.

 

Sedangkan tata usaha menurut Pedoman Pelayanan Tata Usaha untuk Perguruan Tinggi sebagai berikut: Tata usaha ialah segenap kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Tata usaha merupakan salah satu usur administratif.

 

Selanjutnya kantor di mana tata usaha dilaksanakan kini tidak lagi dipandang sebagai tempat kerja tambahan saja dalam sesuatu badan usaha, melainkan telah merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam setiap organisasi yang ugin mencapai suatu tujuan. Jadi, pada pelaksanaan setiap pekerjaan operatif apa pun dan dalam sesuatu organisasi maupun tentu dilaksanakan tata usaha.

 

Dalam garis besarnya tata usaha mempunyai 3 pokok peranan sebagai berikut:

1.      Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif utuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi.

2.      Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi itu unuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

3.      Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

 

Mengenai peranan pokok yang pertama dari tata usaha ini Litlifield dan Peterson menegaskan sebagai berikut: pekerjaan kantor sama sekali tidak dapat dibandingkan dengan fungsi-fungsi produksi, penjualan, keuangan, teknik, pembelian, kepegawaian atau fungsi lainnya yang mungkin perlu dalam sesuatu organisasi tertentu.

 

Sebaliknya ini adalah suatu proses atau sekelompok proses yang dipergunakan guna melaksanakan salah satu dari fungsi-fungsi tersebut. Sumbanganya yang khas ialah menyediakan keterangan yang diperlukan dalam melakukan salah satu fungsi itu.

Selanjutnya tata usaha membantu pihak pimpinan sesuatu organisasi dalam membuat keputusan dan melakukan tindakan yan tepat. Pencatatan keterangan-keterangan itu selain untuk keperluan informasi juga bertalian dengan fungsi pertanggungjawaban dan fungsi control.

Akhirnya tata usaha juga menpunyai peranan melancarkan dan perkembangan suatu sekolah dalam keseluruhanya karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.