Sekilas tentang Surat Menyurat

Sudah pernah menulis surat?... Jawaban pertanyaan ini pasti ia kalau anda sudah dapat membaca dan menulis. Apakah itu surat kuasa, surat lamaran kerja, surat cinta, ataupun surat sakit. Namun kita hanya akan membahas secara ringkas mengenai pengertian, fungsi, jenis dan bentuk-bentuk surat.

Pengertian Surat
surat adalah setiap tulisan yang berisi pernyataan dari penulisnya dan dibuat dengan tujuan penyampaian informasi kepada pihak lain. Surat termasuk sebagai alat komunikasi tertulis. Begitu juga dalam organisasi, surat merupakan salah satu alat komunikasi administrasi antara sesama pegawai/pejabat baik secara intern maupun dengan pihak luar secara timbal balik.

Lalu lintas persuratan kemudian menimbulkan kebiasaan-kebiasaan, tata cara, bentuk dan ukuran tertentu, warna kertas, gaya bahasa, tata kesopanan, etika dan koda etik tertentu yang dalam bahasa administrasi di sebut tata persatuan.

Fungsi Surat
Adapun fungsi dari sepucuk surat adalah sebagai berikut

Sebagai wakil dan pengirim surat ( wakil instansi )

Surat merupakan duta bagi sebuah organisasi, surat dapat menunjukan 'kepribadian' suatu kantor, bahasa yang digunakan, kerapian  hasil pengetikan, tata bahasa, bahkan amplop suratpun, dapat 'berbicara' menjelaskan jati diri kantornya kepada pihak surat yang dituju. Maka selayaknya pegawai yang menulis surat betul-betul menguasai seluk beluk pembuatan surat.

Sebagai bahan pembukti

Surat dari suatu instansi juga dapat menjadi bukti bahwa kita pernah menjalin komunikasi kepada pihak lain, untuk itu, ketika ada surat masuk atau surat keluar maka perlu dicatat dengan baik menggunakan buku agenda.

Sebagai pedoman untuk mengambil tindakan lebih lanjut dari suatu masalah
Sering sekali komunikasi secara resmi antar instansi adalah menggunakan surat, surat menjadikan informasi yang terkandung didalamnya menjadi pegangan bagi instansi bawahan, misalnya kelurahan mendapat informasi dari kecamatan untuk melakukan kerja bakti setiap minggu, untuk mengetahui apakah benar kabar ini, maka surat dari kecamatan kepada kelurahan menjadi rujukan untuk mengambil tindakan.

Sebagai alat pengukur kegiatan instansi 
Semakin banyak arus surat masuk dan keluar pada suatu kantor dapat menjadi tolak ukur banyaknya kegiatan yang dilakukan suatu instansi, semakin banyak kegiatan maka berbanding lurus pulalah dengan banyaknya surat masuk dan keluar di perusahaan tersebut.

Sebagai sarana untuk memperpendek jarak
Walaupun dengan kemajuan teknologi seperti sekarang ini (telepon, webcam, dll.) namun tidak bisa disangkal suratlah yang sangat sering kita gunakan, tujuan utama dari komunikasi via surat ini tidak lain adalah memperpendek jarak. Sekali lagi walau sudah banyak saingan namun surat masih memainkan peranan penting dalam komunikas jarak jauh suatu kantor, apalagi dengan adanya surat elektronik (email).

Jenis-Jenis Surat

A. Menurut Sifatnya

Surat pribadi (prive) 

Adalah surat yang ditulis seseorang, isinya menyangkut kepentingan pribadi.
Macam-macam surat pribadi:

• Surat pribadi yang sifatnya kekeluargaan: surat perkenalan, surat untuk orang tua, kakak, dsb.
• Surat pribadi yang bersifat setengah resmi: surat lamaran pekerjaan, surat ijin tidak masuk kerja, surat ijin tidak masuk sekolah, dsb.

Ciri-ciri surat pribadi

• Gaya bahasa sangat personal, bebas, tidak resmi serta boleh menggunakan bahasa sehari-hari
• Tidak ada sistematika penyusunan surat yang baku
• Pesan, amanat dan isi surat sangat beragam. Tergantung mood atau keperluan si pembuat
• Tidak memerlukan kop surat dan aturan penulisan surat resmi lainnya

Manfaat menulis surat pribadi

• Pesan dapat tersampaikan meskipun jarak jauh
• Mempererat tali persaudaraan
• Sarana latihan menulis efektif

Surat niaga
Adalah surat yang dibuat oleh badan-badan usaha atau perusahaan yang isinya untuk kepentingan niaga.

Macam-macam surat niaga

• Surat permintaan penawaran
• Surat penawaran
• Surat pesanan
• Surat pengiriman barang
• Surat pengakuan penerimaan pembayaran
• Surat pengaduan
• Surat keberatan
• Surat permintaan penangguhan pembayaran
• Surat tagihan
• Surat edaran
• Surat promosi penjualan
• Surat telegram dan penegasannya

Surat Dinas
Adalah surat yang dibuat oleh instansi pemerintah yang isinya menyangkut soal kedinasan.

Macam-macam surat dinas

• Surat dinas swasta: surat penugasan, surat penelitian, surat pemberhentian.
• Surat dinas pemerintah: surat perintah tugas, surat perjalanan dinas, surat teguran

Ketentuan penyusunan surat dinas

• Surat dibuat singkat, jelas, dan menggunakan bahasa yang baik dan benar.
• Kata-kata asing tidak perlu digunakan seandainya sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia.
• Gunakan kata-kata yang nyata dan positif.
• Hindari pengulangan kata / kalimat yang sama.
• Untuk urusan rutin yang terjadi berulang-ulang dalam bentuk yang sama, hendaknya dibuatkan surat dalam bentuk formulir.
• Alamat surat ditujukan kepada pejabat yang dituju, bukan kepada instansinya. Bila pejabat pada instansi tersebut tidak diketahui, gunakan istilah “PIMPINAN”.
• Dalam isi surat, sebutan untuk pejabat yang dituju, yaitu SAUDARA atau BAPAK, bisa disingkat menjadi “SDR” atau “BP” asal diikuti dengan nama pejabat tersebut.
• Pengganti untuk pengirim surat menggunakan kata “kami”
• Surat tak perlu ditutup dengan kalimat yang berlebihan.
• Surat diakhiri cukup dengan menyebutkan jabatan penandatanganan surat dan namanya.

B. Menurut jangkauannya

1. Surat intern, yaitu surat yang di kirim oleh pimpinan kepada unit-unit di lingkungan instansi, atau surat dikirim oleh unit / pejabat lainnya dalam instansi yang sama.
2. Surat ekstern, yaitu surat yang di kirim oleh suatu instansi kepada instansi lain ( baik surat dari pimpinan instansi, maupun surat dari pejabat lainnya ). 

C. Menurut prosedur pengurusannya
Surat masuk, yaitu surat yang di terima dari instansi lain.
Surat keluar, yaitu surat yang dikirim kepada instansi lain.

D. Menurut urgensi pengirimannya

1. Surat sangat segera/kilat, yaitu surat yang harus dikirim/ diselesaikan/ disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam.
2. Surat segera, yaitu surat yang harus dikirim/ diselesaikan/ disampaikan paling lambat dalam waktu 2 x 24 jam.
3. Surat biasa, yaitu surat yang pengirimanya menurut asas FIFO yaitu pengirimannya menurut urutan-urutan yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka/kurir. Dengan batas waktu 5 hari. 

E. Menurut keamanan isinya 

1. Surat sangat rahasia ( biasa diberi kode SR ), yaitu surat yang tingkat keamanannya tertinggi sangat erat hubungan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara.
2. Surat rahasia ( biasa diberi kode R ), yang isinya harus dirahasiakan oleh pihak-pihak yang bersangkutan. Apabila surat ini di bocorkan secara tidak sah, maka akan dapat menurunkan martabat dan kewibawaan Negara, dapat mengakibatkan kerugian besar bagi Negara, atau menimbulkan kegoncangan didalam masyarakat. 
3. Surat terbatas/konfidensial ( biasa diberi kode K ), yang isinya hanya dapat diketahui oleh beberapa pejabat tertentu sesuai dengan sifat kedinasannya. Bilamana disiarkan tidak sah, dapat merugikan martabat dan kewibawaan pemerintah atau dapat menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan. 
4. Surat biasa disingkat (B), tingkat keamanan isi suatu surat ini tidak termasuk dalam butir a sampai dengan c, namun tidak berarti isi surat tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya. 

F. Menurut jumlah penerimaannya 

1. Surat Biasa, yaitu bila yang menerimanya hanya satu (seorang pejabat atau organisasi).
2. Surat Edaran, yaitu surat yang ditunjukan kepada beberapa orang/pejabat/instansi.
3. Surat Pengumuman, yaitu surat yang ditunjukan kepada sekelompok masyarakat. 

G. Menurut tujuannya

1. Surat Pemberitahuan, yaitu surat yang berisi sesuatu informasi yang perlu diketahui oleh orang banyak.
2. Surat Perintah, yaitu surat yang berisi pernyataan kehendak seseorang (misalnya dari seorang atasan ) kepada pihak lain ( misalnya kepada seorang bawahannya ) untuk melaksanakan sesuatu tugas tertentu.
3. Surat Peringatan, yaitu surat yang berisi teguran dari seseorang ( misalnya dari seorang atasan , kepada orang lain ( misalnya kepada bawahan ), karena yang bersangkutan melakukan sesuatu yang seharusnya tidak boleh dilakukan.
4. Surat Permintaan, yaitu surat yang isinya menghendaki orang lain untuk melakukan sesuatu langkah atau perbuatan untuk keperluan sipembuat surat.
5. Surat Panggilan, yaitu surat dari seseorang ( misalnya seseorang atasan ) kepada orang lain (misalnya seorang bawahan), agar yang bersangkutan segera menghadap atau menemui sipengirim surat.
6. Surat Susulan, yaitu surat yang merujuk kepada surat yang dikirim terlebih dahulu ( sebelumnya ). 
7. Surat Keputusan, yaitu surat yang membuat sesuatu kebijaksanaan. Surat semacam ini biasanya dikeluarkan oleh pimpinan.
8. Surat Perjanjian, yaitu surat yang berisi kesepakatan antara pihak yang satu dengan pihak lainnya untuk melaksanakan sesuatu.
9. Surat Izin, yaitu surat keterngan yang diberikan kepada seseorang untuk meperoleh suatu hak atau fasilitas atau dispensasi yang bukan menjadi milik atau kewenangannya, untuk suatu periode tertentu.
10. Surat Laporan, yaitu surat yang berisi informasi yang disampaikan oleh bawahan kepada atasan. 

H. Menurut wujudnya

• Kartu pos 
• Warkat pos
• Surat bersampul 
• Nota
• Memorandum 
• Telegram
• Telex

Demikianlah sekilas tentang surat menyurat, kita sudah membahas pengertian, fungsi, bentuk dan jenis-jenis surat. Semoga jadi lebih paham tentang berbagai surat yang kita buat.