Tata Usaha

     Tata Usaha yaitu segenap rangkaian aktifitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang di perlukan dalam setiap usaha bersama.

Menurut The Liang Gie, ada 6 tugas tata usaha, yaitu :

1. Menghimpun => kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan terjadinya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
2. Mencatat => kegiatan mengbuhbuhkan dengan berbagai peralatan tulis keteraangan-keterangan yang diperlukan sehingga bersuud tulisan yang dapat di baca, di kirim dan di simpan.
3. Mengolah => bermacam kegiatan mengerjakan keterangna-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Menggandakan => kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim => kegiatan menyampaikan dengna berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pada pihak lain. Perusahaan yang bergerak dalam bidang pengiriman adalah ekspedisi.
6. Menyimpan => keigatan menaruh keterangan dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu dengan aman.

     Karena tugas dari tata usaha itu sendiri adalah menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan dokumen – dokumen yang dianggap penting bagi organisasi tersebut. Serta salah satu manfaat adanya tata usaha adalah untuk kelancaran pekerjaan kantor dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan, tata usaha dalam sebuah organisasi mempunyai peran yang sangat penting, yaitu untuk membantu dan melayani setiap tugas-tugas pokok organisasi dengan cara menyediakan berbagai keterangan-keterangan yang di perlukan, keterangan tersebut akan mempermudah organisasi untuk mencapai tujuan organisasi tersebut dan juga dapat membantu pimpinan untuk membuat suatu keputusan.

Ciri-ciri Tata Usaha :

1. Bersifat pelayanan.
2. Bersifat merembes ke segenap bagian dalam organisasi.
3. Di laksanakan oleh semua pihak dalam organisasi.

Tips Berlatih Mengetik 10 Jari

     Untuk sekarang ini kemampuan mengetik 10 jari sangat di butuhkan dalam dunia kerja apalagi yang kerjanya menginput data ke komputer ataupun yang berhubungan dengan kegitan komputer lainnya, berlatih mengetik 10 jari memanglah bukan hal yang mudah, namun jika kita menyukainya pasti hal tersebut akan menjadi lebih menyenangkan karena dalam mengetik 10 jari itu ada kepuasan tersendiri dimana ketika kita merasa kecepatan mengetik kita belum cukup baik namun kita menyukainya, dengan sendirinya kita akan terpacu untuk terus berlatih lagi sampai kita merasa kita sudah cukup cepat dalam mengetik.

     Tetapi walaupun kecepatan mengetik kita sudah bisa di bilang cepat, namun ada kemungkinan kecepatan mengetik kita akan menurun dengan berjalannya waktu di karenakan kurang berlatih, di sini saya akan memberikan sedikit tips untuk berlatih mengetik berdasarkan pengalaman saya dalam berlatih mengetik.

1. Menghafal rumah jari.

     Ini adalah unsur yang harus/wajib/kudu di lakukan jika kita ingin bisa mengetik 10 jari dengan cepat.

2. Cobalah untuk tidak melihat keyboard.

     Walaupun kita belum lancar dalam mengetik bahkan masih suka bingung di mana letak huruf-huruf tersebut, namun cobalah untuk tidak melihatnya walaupun untuk sesekali kita bisa melihatnya jika kita sudah benar-benar tidak tahu di mana letak huruf tersebut. Karena dengan melakukan hal tersebut diri kita akan lebih mudah bergerak dengan lancar nantinya jika kita sudah mengetahui dengan betul di mana letak huruf-huruf tersebut tanpa kita melihatnya.

3. Selalu berlatih di saat ada waktu senggang.

     Semakin banyak kita berlatih dalam sehari, maka akan semakin cepat pula kita bisa menguasainya. Namun dalam hal ini bukan berarti kita harus selalu di depan komputer, kita bisa berlatih hanya dengan keyboardnya saja sehingga kita pun bisa berlatih di mana saja hanya dengan membawa keyboard tersebut.

4. Mengetik tanpa keyboard.

    Latihan mengetik juga bisa di gunakan tanpa menggunakan keyboard, contohnya ketika kita sedang mendengarkan seseorang berbicara, kita bisa sambil berlatih dengan cara jari-jari kita bergerak seperti kita sedang mengetik pada keyboard dengan cara ini juga bisa menjadi salau satu cara kita agar di saat kita mengetik di keyboard, jari-jari kita tidak akan kaku lagi dalam mengetik.

     Namun sebenarnya dalam hal mengetik 10 jari saya pun masih harus belajar lebih banyak lagi dan walaupun kecepatan saya sudah cukup baik, saya tidak akan pernah puas dengan kecepatan tersebut karena saya selalu ingin lebih cepat dan lebih cepat lagi karena saya memang menyukainya.

Dan ada satu lagi yang penting yaitu jangan lupa bacalah basmalah sebelum berlatih….

SILAHKAN MENCOBA ^_^

Masalah Pokok Dalam Kearsipan Dan Cara Penyelesaiannya

     Dalam setiap organisasi/perusahaan baik itu dalam bidang kearsipan maupun dalam bidang liannya pasti akan terjadi suatu masalah yang akan memnghambat kinerja  organisasi/perusahaan itu sendiri. Berikut ini adalah pendapat-pendapat  tentang masalah-masalah kearsipan menurut beberapa ahli:

        Menurut Drs. E. Martono, masalah yang sering timbul bertalian dengan warkat, antara lain :

1. Warkat tak dapat ditemukan kembali karena hilang.
2. Warkat ditemukan setelah lama mencari dengan membongkar seluruh tumpukan warkat.
3. Jumlah warkat tiap hari selalu bertambah
4. Tempat penyimpanan warkat terlalu kecil bila dibandingkan dengan jumlah warkat, sehingga tempatnya  kurang.
5. Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat.
6. Pegawai di bidang penyimpanan kurang terlatih.

        Menurut Drs. The Liang Gide, masalah-masalah pokok dalam bidang kearsipan yang umumnya dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal –hal berikut :

1. Tidak dapat ditemukan kembali secara cepat dari bagian arsip suatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi.
2. Bertambahnya surat-surat kebagian arsip tanpa ada penyusutan sehingga tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi.
3. Tata kerja dan peralatna kearsipan tidak mengikuti perkembangan iomu kearsipan modern, akibatnya pegawai-pegawai arsip tidak terampil dan kurangnya bibingan yang teratur.

        Menurut Drs. Aw. Widjaya, masalah pokok dalam bidang kearsipan antara lain :

1. Tidak dapat menemukan kembali arsip secara cepat suatu surat yang diperlukan leh atasan atau petugas unit lain dari bagian arsip.
2. Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh unit lain dala waktu lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.
3. Bertambahnya surat-surat ke dalam abgan arsip tanpa ada penyusutan, sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi.
4. Tata kerja dan peralatan tak berkembang (out of date), tak mengikuti perkembangan zaman (up to date) karena kujrang pengarahan kepada petugas kearsipan.

     Maka untuk mengatasi masalah-masalah kearsipan tersebut, kita harus tahu bagaimana cara untuk mengatasi masalah-masalah tersebut agar tidak merugikan perusahaan, yaitu dengan memerhatikan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Harus menggunakan sistem penyimpanan yang tepat.
2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, disamping pengawasan/kontrol dan pengandilian yang ketat.
3. Memperluas ruangan tempat penyimpanan dan mengefektifkan ruangan serta peralatan yang ada.
4. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat dan mengikuti perkembangan zaman
5. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan.
6. Petugas arsip harus memenuhi syarat.
7. Mengikutsertakan para pengelola kearsipan dalam kursus-kursus atau diklat-diklat kearsipan dan penggunaan teknologi canggih.
8. Melakukan penyusutan dan pemusnahan secara rutin terhadap arsip-arsip yang sudah tidak terpakai.

Syarat-Syarat Petugas Arsip (Arsiparis) Yang Baik

     Untuk mengelola suatu sistem kearsipan di sebuah perusahaan/instansi di butuhkan beberapa petugas arsip yang trampil dan mampunyai pengetahuan tentang sistem kearsipan yang baik agar terjadinya pengurusan arsip yang benar dan dengan adanya perugas arsip yang mengetahui betul tentang arsip, perusahaan pun akan mampu mengoperasikan perusahaan tersebut dengan  baik dengan adanya sistem kearsipan yang baik di perusahaan tersebut. Berikut adalah syarat-syarat yang harus dimiliki oleh seorang tenaga kearsipan/petugas arsip (arsiparis):

     Menurut Littlefield dan Peterson, seorang arsiparis harus memenuhi enam syarat pokok yang mutlak dan harus dimilik, yaitu :

1. berpendidikan sekolah menengah dan memiliki kecerdasan normal.
2. memahami susunan abjad dengan baik dan memiliki penglihatan yang tajam untuk dapat membedakan nama kecil dan angka-angka dalam warkat.
3. Memiliki kecermatan.
4. Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian yangkecil.
5. Memiliki sifat kerapihan dalam bekeja.
6. Memiliki sifat pertimbangan yang baik.

     Menurut Drs Anhar, Untuk menjadi arsiparis diperlukan minimal empat syarat, yaitu ketelitian, kecerdasan dan pengetahuan umum,ketrampilan dan kerapihan. Di samping itu arsiparis harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :

1. Menguasai pengetahuan tata kearsipan.
2. Selalu mengikuti perkembangan di bidang pekerjaan, seperti memahami peralatan-peralatan baru yang lebih canggih yang akan membantu tugasnya.
3. Mengenal selukbeluk organisasi/instansi dengan tugas-tugas dan jabatan-jabatan
4. Memiliki keterampilan dalam bidannya dan kepribadian yang baik

Jadi dapat disimpulkan bahwa syarat petugas arsip atau arsiparis yang baik adalah sebagai berikut :

1. pengetahuan dan keterampilan tentang arsip, surat menyurat, seluk beluk tentang organisasi/instansi dan tata kearsipan atau sistem kearsiapan.
2. Pendidikan minimal sekolah Menengah Kejuruaan.
3. Tekun, teliti, rapih, cermat dan sabar dalam menyelesaikan pekerjaan.
4. Cekatan, cerdas dan kreatif dalam menjalankan pekerjaan.
5. Disiplin, jujur dan tanggung jawab.
6. Ramah dan sopan dalam melayani permintaan arsip.
7. Loyal dan dapAt menyimpan rahasia.
8. Sehat rohani dan jasmani.
9. Bekerja secara professional.

Bentuk-Bentuk Surat

         Surat dapat dikatakan sebagai wakil perusahaan, surat yang baik sering kali berimbas pada persepsi orang lain bahwa perusahaan si pengirim surat juga profesional, begitu juga sebaliknya, surat yang acak-acakan tidak runut, kurang rapi lecek juga dapat menggambarkan hal yang sama tentang perusahaan.

         Salah satu hal yang perlu diperhatikan untuk membuat surat yang baik adalah bentuk-bentuk pengetikan surat itu sendiri. Pada artikel kali ini akan dijelaskan berbagai bentuk-bentuk surat yang sering digunakan dalam penulisan/pengetikan sehari-hari, diantaranya adalah Block Style, Hanging Paragraph Style, Indented Style, Full Block Style, Official Style, Semi Block Style.

1. Bentuk Lurus (Block Style)
Surat bentuk lurus atau block style adalah bentuk surat dengan pengetikan secara lurus rata dari margin kertas sebelah kiri, namun untuk tanggal dan salam penutup tidak diketik dari margin sebelah kiri, perhatikan contoh berikut ini.

2. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)
Perbedaan surat bentuk ini terletak pada isi paragpraphnya, dimana baris kedua pada paragraph surat tersebut dimulai 5 baris (menggantung), kita lihat contoh berikut.

Hanging Paragrapfh Style

3. Bentuk Lekuk (Indented Style)
Bentuk surat ini dikenali pada alamat dalamnya yang berlekuk, dan setiap awal paragraph selalu menjorok 5 baris kedalam sedangkan baris berikutnya tetap pada margin kiri, berikut contoh gambarnya.

Indented Style

4. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
Pada bentuk surat lurus penuh (Full Block Style) seluruh bagian surat kecuali kop surat, pengetikannya dimulai dari margin sebelah kiri. Dapat dilihat pada contoh berikut ini.

Full Block Style

5. Bentuk Resmi (Official Style)
Bentuk resmi ini sering digunakan dalam institusi pemerintahan, pada pengetikannya alamat dalam berada pada sisi sebelah kanan, kemudian paragraf isi surat menjorok sedikit kedalam, setiap awal paragraf menjorok 5 spasi kedalam. Lebih jelas perhatikan contoh surat dibawah ini.

Official Style

6. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)
Yang membedakan bentuk Semi Block Style dengan Block Style maupun Full Block Style adalah pada awal paragraph yang menjorok 5 karakter ke dalam, kemudian tanda tangan berada di sebelah kanan surat, lebih lengkap dapat dilihat pada gambar berikut.

Semi Block Style

Demikianlah bentuk-bentuk surat yang sering digunakan dalam tata persuratan, bentuk-bentuk diatas bukan merupakan bentuk pasti, jika Anda memiliki berbagai bentuk pengetikan surat yang beda, namun tidak mengurangi makna isi surat, maka bentuk tersebut sah Anda gunakan dalam penulisan surat.

Sekilas tentang Surat Menyurat

Sudah pernah menulis surat?... Jawaban pertanyaan ini pasti ia kalau anda sudah dapat membaca dan menulis. Apakah itu surat kuasa, surat lamaran kerja, surat cinta, ataupun surat sakit. Namun kita hanya akan membahas secara ringkas mengenai pengertian, fungsi, jenis dan bentuk-bentuk surat.

Pengertian Surat
surat adalah setiap tulisan yang berisi pernyataan dari penulisnya dan dibuat dengan tujuan penyampaian informasi kepada pihak lain. Surat termasuk sebagai alat komunikasi tertulis. Begitu juga dalam organisasi, surat merupakan salah satu alat komunikasi administrasi antara sesama pegawai/pejabat baik secara intern maupun dengan pihak luar secara timbal balik.

Lalu lintas persuratan kemudian menimbulkan kebiasaan-kebiasaan, tata cara, bentuk dan ukuran tertentu, warna kertas, gaya bahasa, tata kesopanan, etika dan koda etik tertentu yang dalam bahasa administrasi di sebut tata persatuan.

Fungsi Surat
Adapun fungsi dari sepucuk surat adalah sebagai berikut

Sebagai wakil dan pengirim surat ( wakil instansi )

Surat merupakan duta bagi sebuah organisasi, surat dapat menunjukan 'kepribadian' suatu kantor, bahasa yang digunakan, kerapian  hasil pengetikan, tata bahasa, bahkan amplop suratpun, dapat 'berbicara' menjelaskan jati diri kantornya kepada pihak surat yang dituju. Maka selayaknya pegawai yang menulis surat betul-betul menguasai seluk beluk pembuatan surat.

Sebagai bahan pembukti

Surat dari suatu instansi juga dapat menjadi bukti bahwa kita pernah menjalin komunikasi kepada pihak lain, untuk itu, ketika ada surat masuk atau surat keluar maka perlu dicatat dengan baik menggunakan buku agenda.

Sebagai pedoman untuk mengambil tindakan lebih lanjut dari suatu masalah
Sering sekali komunikasi secara resmi antar instansi adalah menggunakan surat, surat menjadikan informasi yang terkandung didalamnya menjadi pegangan bagi instansi bawahan, misalnya kelurahan mendapat informasi dari kecamatan untuk melakukan kerja bakti setiap minggu, untuk mengetahui apakah benar kabar ini, maka surat dari kecamatan kepada kelurahan menjadi rujukan untuk mengambil tindakan.

Sebagai alat pengukur kegiatan instansi 
Semakin banyak arus surat masuk dan keluar pada suatu kantor dapat menjadi tolak ukur banyaknya kegiatan yang dilakukan suatu instansi, semakin banyak kegiatan maka berbanding lurus pulalah dengan banyaknya surat masuk dan keluar di perusahaan tersebut.

Sebagai sarana untuk memperpendek jarak
Walaupun dengan kemajuan teknologi seperti sekarang ini (telepon, webcam, dll.) namun tidak bisa disangkal suratlah yang sangat sering kita gunakan, tujuan utama dari komunikasi via surat ini tidak lain adalah memperpendek jarak. Sekali lagi walau sudah banyak saingan namun surat masih memainkan peranan penting dalam komunikas jarak jauh suatu kantor, apalagi dengan adanya surat elektronik (email).

Jenis-Jenis Surat

A. Menurut Sifatnya

Surat pribadi (prive) 

Adalah surat yang ditulis seseorang, isinya menyangkut kepentingan pribadi.
Macam-macam surat pribadi:

• Surat pribadi yang sifatnya kekeluargaan: surat perkenalan, surat untuk orang tua, kakak, dsb.
• Surat pribadi yang bersifat setengah resmi: surat lamaran pekerjaan, surat ijin tidak masuk kerja, surat ijin tidak masuk sekolah, dsb.

Ciri-ciri surat pribadi

• Gaya bahasa sangat personal, bebas, tidak resmi serta boleh menggunakan bahasa sehari-hari
• Tidak ada sistematika penyusunan surat yang baku
• Pesan, amanat dan isi surat sangat beragam. Tergantung mood atau keperluan si pembuat
• Tidak memerlukan kop surat dan aturan penulisan surat resmi lainnya

Manfaat menulis surat pribadi

• Pesan dapat tersampaikan meskipun jarak jauh
• Mempererat tali persaudaraan
• Sarana latihan menulis efektif

Surat niaga
Adalah surat yang dibuat oleh badan-badan usaha atau perusahaan yang isinya untuk kepentingan niaga.

Macam-macam surat niaga

• Surat permintaan penawaran
• Surat penawaran
• Surat pesanan
• Surat pengiriman barang
• Surat pengakuan penerimaan pembayaran
• Surat pengaduan
• Surat keberatan
• Surat permintaan penangguhan pembayaran
• Surat tagihan
• Surat edaran
• Surat promosi penjualan
• Surat telegram dan penegasannya

Surat Dinas
Adalah surat yang dibuat oleh instansi pemerintah yang isinya menyangkut soal kedinasan.

Macam-macam surat dinas

• Surat dinas swasta: surat penugasan, surat penelitian, surat pemberhentian.
• Surat dinas pemerintah: surat perintah tugas, surat perjalanan dinas, surat teguran

Ketentuan penyusunan surat dinas

• Surat dibuat singkat, jelas, dan menggunakan bahasa yang baik dan benar.
• Kata-kata asing tidak perlu digunakan seandainya sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia.
• Gunakan kata-kata yang nyata dan positif.
• Hindari pengulangan kata / kalimat yang sama.
• Untuk urusan rutin yang terjadi berulang-ulang dalam bentuk yang sama, hendaknya dibuatkan surat dalam bentuk formulir.
• Alamat surat ditujukan kepada pejabat yang dituju, bukan kepada instansinya. Bila pejabat pada instansi tersebut tidak diketahui, gunakan istilah “PIMPINAN”.
• Dalam isi surat, sebutan untuk pejabat yang dituju, yaitu SAUDARA atau BAPAK, bisa disingkat menjadi “SDR” atau “BP” asal diikuti dengan nama pejabat tersebut.
• Pengganti untuk pengirim surat menggunakan kata “kami”
• Surat tak perlu ditutup dengan kalimat yang berlebihan.
• Surat diakhiri cukup dengan menyebutkan jabatan penandatanganan surat dan namanya.

B. Menurut jangkauannya

1. Surat intern, yaitu surat yang di kirim oleh pimpinan kepada unit-unit di lingkungan instansi, atau surat dikirim oleh unit / pejabat lainnya dalam instansi yang sama.
2. Surat ekstern, yaitu surat yang di kirim oleh suatu instansi kepada instansi lain ( baik surat dari pimpinan instansi, maupun surat dari pejabat lainnya ). 

C. Menurut prosedur pengurusannya
Surat masuk, yaitu surat yang di terima dari instansi lain.
Surat keluar, yaitu surat yang dikirim kepada instansi lain.

D. Menurut urgensi pengirimannya

1. Surat sangat segera/kilat, yaitu surat yang harus dikirim/ diselesaikan/ disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam.
2. Surat segera, yaitu surat yang harus dikirim/ diselesaikan/ disampaikan paling lambat dalam waktu 2 x 24 jam.
3. Surat biasa, yaitu surat yang pengirimanya menurut asas FIFO yaitu pengirimannya menurut urutan-urutan yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka/kurir. Dengan batas waktu 5 hari. 

E. Menurut keamanan isinya 

1. Surat sangat rahasia ( biasa diberi kode SR ), yaitu surat yang tingkat keamanannya tertinggi sangat erat hubungan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara.
2. Surat rahasia ( biasa diberi kode R ), yang isinya harus dirahasiakan oleh pihak-pihak yang bersangkutan. Apabila surat ini di bocorkan secara tidak sah, maka akan dapat menurunkan martabat dan kewibawaan Negara, dapat mengakibatkan kerugian besar bagi Negara, atau menimbulkan kegoncangan didalam masyarakat. 
3. Surat terbatas/konfidensial ( biasa diberi kode K ), yang isinya hanya dapat diketahui oleh beberapa pejabat tertentu sesuai dengan sifat kedinasannya. Bilamana disiarkan tidak sah, dapat merugikan martabat dan kewibawaan pemerintah atau dapat menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan. 
4. Surat biasa disingkat (B), tingkat keamanan isi suatu surat ini tidak termasuk dalam butir a sampai dengan c, namun tidak berarti isi surat tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya. 

F. Menurut jumlah penerimaannya 

1. Surat Biasa, yaitu bila yang menerimanya hanya satu (seorang pejabat atau organisasi).
2. Surat Edaran, yaitu surat yang ditunjukan kepada beberapa orang/pejabat/instansi.
3. Surat Pengumuman, yaitu surat yang ditunjukan kepada sekelompok masyarakat. 

G. Menurut tujuannya

1. Surat Pemberitahuan, yaitu surat yang berisi sesuatu informasi yang perlu diketahui oleh orang banyak.
2. Surat Perintah, yaitu surat yang berisi pernyataan kehendak seseorang (misalnya dari seorang atasan ) kepada pihak lain ( misalnya kepada seorang bawahannya ) untuk melaksanakan sesuatu tugas tertentu.
3. Surat Peringatan, yaitu surat yang berisi teguran dari seseorang ( misalnya dari seorang atasan , kepada orang lain ( misalnya kepada bawahan ), karena yang bersangkutan melakukan sesuatu yang seharusnya tidak boleh dilakukan.
4. Surat Permintaan, yaitu surat yang isinya menghendaki orang lain untuk melakukan sesuatu langkah atau perbuatan untuk keperluan sipembuat surat.
5. Surat Panggilan, yaitu surat dari seseorang ( misalnya seseorang atasan ) kepada orang lain (misalnya seorang bawahan), agar yang bersangkutan segera menghadap atau menemui sipengirim surat.
6. Surat Susulan, yaitu surat yang merujuk kepada surat yang dikirim terlebih dahulu ( sebelumnya ). 
7. Surat Keputusan, yaitu surat yang membuat sesuatu kebijaksanaan. Surat semacam ini biasanya dikeluarkan oleh pimpinan.
8. Surat Perjanjian, yaitu surat yang berisi kesepakatan antara pihak yang satu dengan pihak lainnya untuk melaksanakan sesuatu.
9. Surat Izin, yaitu surat keterngan yang diberikan kepada seseorang untuk meperoleh suatu hak atau fasilitas atau dispensasi yang bukan menjadi milik atau kewenangannya, untuk suatu periode tertentu.
10. Surat Laporan, yaitu surat yang berisi informasi yang disampaikan oleh bawahan kepada atasan. 

H. Menurut wujudnya

• Kartu pos 
• Warkat pos
• Surat bersampul 
• Nota
• Memorandum 
• Telegram
• Telex

Demikianlah sekilas tentang surat menyurat, kita sudah membahas pengertian, fungsi, bentuk dan jenis-jenis surat. Semoga jadi lebih paham tentang berbagai surat yang kita buat.

4 Faktor Penting Pada Tata Ruang Kantor

Sebelumnya kita akan bahas mengenai pengertian tata ruang itu sendiri, menurut para ahli tata ruang rapat adalah sebagai berikut.

1. The Liang Gie, dalam bukunya yang berjudul Administrasi Perkatoran Modern dikemukakan bahwa "Penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bagi pekerja disebut tata ruang perkantoran".
2. Litlefield & Petterson, dalam bukunya "Modern Office Management", Menyatakan "Office lay out may be defined as the arrangement of forniture and equipment within available flour space" (Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan prabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia).

Dari pengertian diatas, kita tarik kesimpulan yang dimaksud tata ruang kantor adalah penentuan dan penyusunan prabot dan alat-alat kantor pada tempat yang tersedia dengan letak yang tepat serta pengaturan aliran kerja yang dapat memberikan kepuasan bagi para karyawan.

Dalam merancang dan menyusun tata ruang kantor, perlu pula diperhatikan faktor-faktor lain yang dapat mempengaruhi penataan ruang kantor yakni.

1. Perencanaan Cahaya

Cahaya penerangan yang cukup memungkinkan pegawai bekerja lebih cepat dan lebih sedikit membuat kesalahan akibat penerangan yang buruk. Kurangnya sinar yang mencukupi bagi pegawai akan menimbulkan ketegangan otot dan kelelahan mata, serta membuat kemungkinan kesalahan kerja semakin tinggi sehingga produktivitas kerja ikut menurun.

2. Perencanaan Warna

Sejalan dengan cahaya, warna menjadi faktor penting untuk membuat pegawai menjadi nyaman, bekerja lebih produktif jika warna yang mendominasi suatu ruangan adalah warna yang mempengaruhi perasaan seperti, biru, ungu, hijau tua, putih biasanya menimbulkan kesan tenang.

3. Perencanaan Udara

Pekerjaan kantor lebih pada bersifat pikiran, maka dari itu hendaknya suatu ruangan mendapat suplai udara yang teratur, usahakan agar udara yang mengalir adalah udara yang bersih dan sejuk, sehingga keyamanan akan tercipta yang pada akhirnya akan meningkatkan produktivitas bekerja pegawai.

4. Penataan Suara

Suara gaduh dapat menyebabkan tidak efisiennya pekerjaan kantor. Karena akan mengganggu konsentrasi orang yang berada di dalamnya. Dengan demikian suatu ruangan dituntuk agar terbebas dari suara yang mengganggu, baik suara dari luar maupun dari dalam kantor itu sendiri.

Selain keempat faktor diatas anda dapat pula menyimak artikel lainnya mengenai  tata ruang kantor yang baik. 

Komunikasi Bisnis & Jenis-jenis Pertemuan

rapat

Berikut ini akan diberikan berbagai penjelasan mengenai komunikasi bisnis, baik dalam segi pengertian, bentuk-bentuk komunikasinya dan lain sebagainya. Untuk awalnya kita bahas pengertiannya terlebih dahulu.

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia komunikasi adalah, pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih, sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami; hubungan; kontak, perhubungan.

Sedangkan Pengertian Bisnis dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia ialah, usaha dagang; usaha komersial dalam dunia perdagangan.

Dalam buku yang berjudul Komunikasi Bisnis, karangan Djoko Purwanto diuraikan bahwa "komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam bisnis, mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun nonverbal.

Etika Komunikasi Dan Etika Bisnis
Menurut KBBI etika adalah ilmu tentang apa yang baik dan apa yang buruk dan tentang hak dan kewajiban moral (akhlak).

Etika bisnis kegiatannya mencakup tentang:

1. Perdagangan, yaitu kegiatan jual beli dengan tujuan memperoleh suatu keuntungan. Perdagangan bisa dilakukan untuk dalam negeri dan bisa untuk luar negeri.
2. Industri, yaitu kegiatan memproduksi atau menghasilkan barang-barang yang nilainya bisa berguna dari asalnya, sehingga berman¬faat untuk kebutuhan manusia.
3. Jasa jasa, yaitu adalah kegiatan menyediakan jasa-jasa, seperti perhotelan, konsultan akuntansi, asuransi dan lain sebagainya.

Etika Bisnis itu sendiri adalah.

1. Etika bisnis adalah prinsip atau pandangan kegiatan usaha dengan segala persoalannya dalam kegiatan usaha.
2. Etika bisnis adalah norma atau kaidah yang mengatur perhubungan manusia di dalam kegiatan usaha
3.  Hukum bisnis adalah peraturan-peraturan yang men gatur masalah-masalah perdagangan/ perniagaan atau soal-soal yang timbul karena tingkah laku manusia dalam bisnis.

Proses Negosiasi Dan Kerja Sama  dalam Bisnis
Proses negosiasi dalam bisnis maksudnya ialah proses tawar menawar dengan jalan berunding untuk memberi atau menerima guna mencapai kesepakatan bersama antara satu pihak (kelompok atau organisasi) dan pihak (kelompok atau organi¬sasi) yang lain. Selain itu, negosiasi juga dapat diartikan sebagai penyelesaian sengketa secara damai melalui perundingan antara pihak-pihak yang bersengketa.

Ada tiga tujuan umum komunikasi bisnis yang harus diketahui, yaitu:

1. Informasi atau keterangan. Pelaku bisnis harus berusaha memberi dan mencari keterangan mengenai segala sesuatu yang berkaitan dengan materi bisnis.
2. Persuasi atau membujuk. Pelaku bisnis harus mampu membujuk rekan bisnis dengan bahasa yang baik dan tepat.
3. Kolaborasi atau kerja sama. Pada saat melakukan kerja sama, pelaku bisnis harus mampu mewujudkan bentuk kerja sama secara jelas.

Sedangkan tujuan khusus dalam komunikasi bisnis atau menuju proses negosiasi merupakan penjabaran atau perincian dari tujuan umum. Cara menentukan tujuan khusus yaitu:

1. tujuan yang hendak disampaikan hendaknya realistik maksudnya ide atau gagasan yang akan disampaikan dapat dilakukan sesuai dengan kemampuan yang ada.
2. pada saat menyampaikan ide atau gagasan masalah ketepatan waktu perlu diperhitungkan.
3. orang yang ditunjuk untuk melakukan nego¬siasi harus tepat. Pesan atau ide yang dikemukakan oleh orang memiliki kedudukan atau jabatan yang tinggi cenderung lebih dapat diterima daripada kita disampaikan oleh orang yang jabatannya rendah.
4. tujuan penyampaian suatu pesan atau negosiasi hendaknya mengacu kepada tujuan, kebijakan. dan aturan organisasi atau perusahaan.

Contoh tujuan khusus

• Memberi informasi Memberitahu omzet penjualan bulan ini
• Membujuk Meyakinkan konsumen untuk membeli produk yang ditawarkan
• Kerjasama Membuka cabang baru

Setelah menentukan tujuan, langkah selanjutnya dalam proses negosiasi dan kerja sama ialah menyusun pesan-pesan bisnis. Penyusunan pesan¬pesan bisnis meliputi empat tahap, yaitu sebagai berikut:

1. Perencanaan. Rencanakan dengan matang hal-hal pokok yang ingin disampaikan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
2. Komposisi bahasa dan isi. Susunan pokok yang akan disampaikan diungkapkan dengan kalimat yang jelas, sederhana, santun, mudah dipahami, dimengerti, dan direncanakan oleh lawan bicara. Isi komposisi sesuai iebutuhan konsumen, dengan memperhatikan: mencari apa yang diinginkan, mengantisipasihal yang tak terduga, memberi informasi yang lengkap, memberi informasi yang akurat (teliti atau cermat), memberikan tekanan pada ide/gagasan yang menarik.
3. Revisi. Setelah ide dituangkan ke dalam kata-kata, kalimat, dan paragraf, perhatikanlah apakah semuanya telah benar dan tepat. Seluruh maksud dan isi pecan harus ditelaah kembali. Diperiksa yang seluruh kelengkapan dan memperbaikinya.
4. Kerja sama. Kesimpulan dari urutan di atas, bila pelaku bisnis akan melakukan negosiasi dan kerja sama harus mengikuti tahap berikut: a. penentuan tujuan tepat waktu b. orang yang ditunjuk untuk negosiasi harus berkualitas c. tujuan sesuai kebijakan perusahaan perencanaan harus tepat. komposisi/susunan bahasa dan isi materi revisi/perbaikan atau cek ulang e. kerja sama

Jenis-Jenis Pertemuan Bisnis

1. Pertemuan informal. Pertemuan informal ialah pertemuan yang bersifat tidak resmi. Sebagai contoh pertemuan keluarga, arisan (kadang-kadang pertemuan keluarga dan arisan sering dijadikan lahan bisnis), pertemuan bisnis yang dilakukan tanpa sengaja/ tidak terencana.
2. Pertemuan formal. Pertemuan formal ialah pertemuan yang bersifat resmi yang direncanakan terlebih dahulu dengan mengikuti prosedur pertemuan.

Macam-macam pertemuan formal, antara lain sebagai berikut.

1. Diskusi. Diskusi ialah pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran mengenai suatu masalah.Beberapa macam diskusi, yaitu: 1) Diskusi kelompok. Diskusi kelompok biasanya mengacu pada terbatasnya jumlah peserta. Kelompok dapat terjadi atas kesamaan profesi, status, usia, jenis kelamin, atau latar belakang sosial budaya. Misalnya, diskusi kelompok yang diselenggarakan disekolah atau di kelas, dalam rapat. 2) Diskusi pleno. Diskusi pleno merupakan diskusi lengkap yang diikuti oleh segenap kelompok-kelompok yang ada. 3) Diskusi panel. diskusi panel adalah 'bentuk diskusi yang didahului dengan penyampaian uraian atau pembahasan masalah oleh beberapa ahli dihadapan khalayak, pendengar (siaran radio), atau penonton ( televisi).
2. Debat. Debat adalah suatu pembahasan atau pertukaran pendapat mengenai suatu pokok masalah, masing-masing peserta saling memberikan alasan untuk mempertahankan pendapatnya.
3. Kongres. Kongres ialah pertemuan para wakil organisasi (politik, sosial, profesi) untuk berpikir bersama dan mengambil keputusan mengenai suatu masalah. Kongres sering juga disebut muktamar atau rapat besar.
4. Simposium. Simposium ialah suatu pertemuan untuk mendiskusikan uraian singkat mengenai suatu masalah dengan sudut pandang tertentu atau sederajat pidato-pidato dari beberapa pakar.
5. Seminar. Seminar merupakan pertemuan atau persidangan untuk membahas suatu masalah di bawah pimpinan ketua sidang (guru besar, ahli sebagainya).
6. Konferensi. Konferensi adalah pertemuan sejumlah orang atau kelompok dengan tujuan berpikir bersama sehingga mencapai suatu keputusan bersama.
7. Lokakarya. Lokakarya adalah pertemuan para ahli untuk membahas suatu masalah sesuai bidang keahliannya.
8. Rapat. Rapat sebagai salah satu bentuk proses berpikir bersama, menyelenggarakan suatu pertemuan untuk membicarakan masalah yang menyangkut kepentingan bersama. Beberapa jenis rapat, yaitu: 1) Rapat akbar yaitu rapat raksasa. 2) Rapat anggota yaitu sidang diadakan untuk anggota perserikatan, partai, dan sebagainya. 3) Rapat desa yaitu rapat majelis menurut hukum adat terdiri atas berbagai golongan penduduk, yang berhak hadir dan berhak memberikan suara dalam rapat desa. 4) Rapat kerja mempunyai arti: a) sidang untuk membahas masalah yang berkenaan dengan bidang pekerjaan yang dihadapi. b) pertemuan staf untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi. 5) Rapat kilat yakni sidang yang berlangsung dengan mendadak 6) Rapat lengkap adalah rapat yang dihadiri oleh segenap anggota,seksi, dan pengurus; rapat pleno. 7) Rapat paripurna adalah rapat lengkap anggota dan pimpinan dan merupakan forum tertinggi dalam melaksanakan wewenang dan tugas. 8) Rapat paripurna luar biasa ialah rapat paripurna yang diadakan dalam masa reses. Reses adalah masa perhentian sidang (parlemen); masa istirahat dari kegiatan bersidang.9) Rapat pleno adalah rapat lengkap. 10) Rapat raksasa ialah rapat besar untuk umum, biasanya diadakan di lapangan terbuka yang luas. 11) Rapat terbuka ialah rapat yang boleh dihadiri oleh semua orang.
9. Pertemuan individu. Pertemuan individu ialah pertemuan bisnis yang dilakukan secara perorangan, tidak mewakili organisasi atau perusahaan.
10. Pertemuan rutin. Pertemuan rutin ialah pertemuan yang dilakukan dengan prosedur yang teratur dan tidak berubah-ubah
11. Pertemuan kepanitiaan. Pertemuan kepanitiaan adalah pertemuan yang lakukan oleh kelompok orang yang ditunjuk atau pilih untuk mempertimbangkan atau mengurus hal-hal yang ditugaskan kepadanya.

Tipe-Tipe Peserta Rapat

Tipe peserta rapat

Pada saat rapat berlangsung, pasti kita selalu melihat berbagai sifat peserta rapat, ada yang cendrung suka berdebat, suka memberikan pendapat, menyerang, dan bahkan - ini yang paling sering - tipe pendiam. Berikut ini kita akan sedikit mengulas sifat-sifat peserta rapat.

1. Tipe Pemersatu

Tipe ini senang dengan persatuan dan kedamaian, biasanya bertindak sebagai juru damai, menjadi penengah bagi teman-teman yang bersengketa. Orang dengan tipe ini biasanya bersifat, berjiwa besar, pengertian, tekun, sabar, ulet, dan toleran.

2. Tipe Pendengar

Tipe ini termasuk tipe yang pasif, tidak turut memberikan andil pada saat rapat berlangsung. Biasanya sifat orang dengan tipe pendengar ini adalah pendiam (jarang berbicara). Ciri-ciri orang dengan tipe pendengar ini biasanya kurang percaya diri, kurang pengalaman, kurang bergaul, kurang percaya diri.

3. Tipe Penyerang

Peserta rapat ini bersifat suka menentang, sering berdebat dan menantang pendapat orang lain sehingga sering menimbulkan perdebatan dan perpecahan. Oleh karena itu, pemimpin rapat harus bertindak cepat dan tepat pada waktu pengambilan keputusan.

4. Tipe Inisiatif

Peserta rapat tipe ini sangat dinanti kehadirannya pada saat rapat, mereka dengan tipe ini merupakan orang yang tekun, rajin, daya kreativitas yang tinggi serta memiliki keinginan yang baik untuk memikirkan jalan keluar terhadap masalah yang sedang terjadi.

5. Tipe Pemberi Semangat

Peserta rapat yang memberi semangat mempunyai sifat penggerak, kemauan, dan kemampuan bekerja yang cukup tinggi. Dapat mempengaruhi orang lain karena dapat membaca situasi, berwibawa dan disegani, sehingga mempunyai pengaruh baik dalam kelompok ataupun diluar kelompok tersebut.

6. Tipe Pemberi Informasi

Tipe ini selalu memberikan informasi yang dibutuhkan pada saat rapat, hal ini dikeranekan mereka memiliki banyak informasi yang berguna bagi pemecahan masalah pada saat rapat, orang dengan tipe ini termasuk mereka yang mudah bergaul, dan dapat dipercaya.

7. Tipe Perantara

Orang dengan tipe perantara seringnya bertindak sebagai perantara, atau sebagai penghubung antara satu dengan lainnya. Baik itu pribadi dengan pribadi lain, atau pribadi dengan kelompok, juga kelompok dengan kelompok. Peserta dengan tipe ini mempunyai sifat pandai bergaul, berwibawa, dapat dipercaya.

Stenografi Sistem Karundeng

Kata stenography terdiri dari dua kata yaitu stenos dan graphein. Stenos berarti singkat atau pendek dan graphein berarti tulisan. Jadi stenography (stenografi) berarti tulisan singkat atau tulisan pendek. Karena singkatnya itulah yang mengakibatkan cepat. Ada banyak sistem stenografi di dunia, tergantung pada konvensi yang dipakai untuk mengkonversi tiap alfabet. Di Indonesia misalnya memeiliki Stenografi seperti yang dikembangkan oleh Eliezer Karundeng dan J. Paat/Sabirin.

Di Indonesia sendiri berdasarkan Surat Keputusan No.51/1968, tanggal 1 Januari 1968 telah ditetapkan Sistem Karundeng sebagai sistem stenografi standard yang berlaku pada lembaga-lembaga pendidikan di lingkungan departemen pendidikan di Indonesia. Oleh karena itu stenografi sistem Karundeng merupakan system nasional. Karena penciptanya adalah putra Indonesia yang sudah berpengalaman dalam bermacam-macam sistem stenografi, maka ciptaannya berorientasi pada sifat-sifat dan spesifikasi kata-kata bahasa Indonesia. Sedangkan negara-negara lain terdapat nama-nama seperti:

• Inggris terdapat pengarang Timothy Bright, John Willis dan I. Pitman
• Amerika terdapat pengarang Gregg dan John Comstock Evans
• Jerman terdapat pengarang F.X. Gabelsberger, Stolze, Scheithauer
• Perancis terdapat pengarang Duploye dan Steyer
• Belanda terdapat pengarang A.W. Groote dan Gerard Schaap

Negara yang menggunakan sistem stenografi biasanya adalah negara tetangga atau negara bekas jajahan. Sistem Pitman (Inggris) digunakan di Australia, Singapura, India, Pakistan, Malaysia, Srilangka, Hongkong, Birma dan Bangladesh. Sistem Scheithauer dan Stolze (Jerman) digunakan di Rusia, Italia dan Belanda.

Sistem Groote (Belanda) digunakan di daerah bekas jajahan Belanda yaitu Indonesia. Karena sistem ini diciptakan oleh bangsa Belanda maka penciptanya berorientasi pada sifat dan kondisi kata-kata bahasa Belanda. Sistem Groote tersebut diterapkan ke dalam bahasa Indonesia. Muncul penyusun buku-buku stenografi Indonesia yang berasal dari sistem Groote seperti Sabirin, Hatijah, W.A. Fouwler, J.Paat, Iskandar Pulungasn, Van Genderan, Risma, dan sebagainya.

Stenografi berkembang dimulai beberapa abad sebelum masehi. Hal ini dibuktikan dengan adanya penemuan-penemuan di beberapa tempat di dunia ini. Misalnya ditemukannya hieroglyphs di Mesir pada tahun 3100 sebelum masehi yang dianggap sebagai stenografi tertua dalam sejarah. Pada tahun 63 sebelum masehi Marcus Tulius Tiro dari Roma menciptakan tachigraphy yang dipergunakan di Romawi dan Yunani.

Adapun  manfaat Stenografi kurang lebih adalah sebagai berikut

1. Untuk membuat hasil persidangan atau risalah lengkap.
2. Hasil sidang notulis sidang atau panitia sidang pengadilan.
3. Untuk mencatat berita atau pesan melalui pesawat telepon atau berupa sandi-sandi, baik bagi operator sekretaris maupun bagi petugas airport.
4. Untuk mencatat dikte.
5. Mahasiswa/siswa yang pekerjaan setiap hari menulis.
6. Bagi wartawan yang bidang pekerjaannya mencari berita, menulis berita dan mewawancarai orang.
7. Untuk menterjemahkan rekaman hasil sidang atau rapat, karena dengan steno dapat diterjemahkan dengan cepat.
8. Untuk mencatat dan membuat catatan yang bersifat rahasia.

Cara Mencetak Alamat Pada Amplop

Pada dasarnya mencetak alamat perusahaan pada sebuah amplop adalah pekerjaan mudah, namun itu berlaku bagi mereka yang sudah berakrab ria menggunakan Ms. Word. Tapi untuk yang belum mengetahuinya pasti sangat merepotkan, harus coba-coba dahulu. Padahal cara untuk mencetak alamat pada amplop tersebut sudah tersedia menunya pada Ms. Word baik di office 2003, 2007, 2010, bahkan 2013.

Baik langsung saja kita mulai mengerjakannya, anggap saja surat yang akan kita kirimkan sudah selesai dan sudah dilipat dengan baik. Sekarang saatnya untuk mengetik alamat suratnya, sebelumnya amplop sudah harus disediakan terlebih dahulu.

Pertama sekali bukalah Ms. Word anda, kemudian pilih menu mailings pada menu bar, lalu pilih envelopes. Untuk lebih jelasnya lihat gambar dibawah ini.

setelah memilih menu tersebut maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini.

Pada deliveri address kamu ketikkan alamat perusahaan yang akan dituju. Untuk ilustrasi saya ketikkan  alamat berikut.

SMK SWASTA NUR AZIZI, 
Jl. Pahlawan No. 32 A
Tanjung Morawa, 20362

Alamat tersebut akan tercetak pada amplop yang sudah kita sediakan.

Pada return address anda dapat mengetik alamat perusahaan anda, ataupun boleh dikosongkan jika anda rasa tidak dibutuhkan.

Kemudian untuk memilih jenis amplop yang anda gunakan, maka pilihlah menu options (seperti pada gambar diatas) maka tampilannya akan seperti di bawah ini.

Pada envelope size anda dapat memilih jenis amplop yang akan anda gunakan. Untuk ini saya menggunakan jenis amplop yang sudah tertera dan amplop ini paling mudah dicari dan sering dugunakan pada Ujian UKK Kejuruan Adm. Perkantoran. Kalau merasa bingung dengan amplop yang dipunyai maka anda bisa mengukur sendiri amplop tersebut.

Langkah selanjutnya masih pada menu envelope options seperti gambar diatas. Kita pilih menu printing options, menu ini berguna untuk menentukan bagaimana posisi amplop saat akan kita cetak, lihat lebih jelas seperti gambar berikut.

kalau sudah memilih jenis tata letak amplop maka langkah selanjutnya pilih OK, maka akan kembali lagi ke menu berikut ini.

Kalau sudah maka pilih menu print untuk mencetak amplopnya. Kalau ingin mengotak-atik huruf atau tata letak tulisan, maka anda tinggal pilih add to document agar lebih leluasa mengotak-atikya, lebih jelas silahkan lihat gambar berikut.

Untuk gambar diatas cara memprint amplop sama dengan memprint dengan menggunakan kertas HVS.

Mudah bukan?. Perlu diperhatikan, pada saat memprint pada amplop hendaklah menggunakan kertas atau amplop yang sudah tidak terpakai lagi sehingga resiko amplop salah pengeprinan tidak terjadi. Dan ingat kalau salah itu sudah biasa dan dicoba lagi sampai berhasil.

Semoga artikel ini bisa membantu anda pada saat Ujian UKK Adm. Perkantoran.

Penanganan Surat Masuk Sistem Kartu Kendali anugerah bhavati

Penanganan surat dapat di bedakan menjadi 2 macam yang pertama adalah penanganan surat sistem buku agenda, dan penanganan surat sistem kartu kendali. Berikut ini akan kita bahas mengenai penanganan sistem karu kendali. Penanganan surat sistem kartu kendali merupakan sistem pola baru, dimana sistem ini dikembangkan sejak tahun 1972, sebagai hasil penelitian yang diciptakan Arsip Nasional Ri (ANRI) bekerja sama dengan Lembaga Administrasi Negara (LAN). Sistem ini banyak diterapkan di instansi pemerintah yang volume kegiatan persuratannya sangat banyak.

Pengertian kartu kendali
Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat yang sifatnya penting, sehingga bila surat diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali.

Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa. Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah.
Fungsi kartu kendali adalah sebagai berikut.

- Alat pengendali surat masuk dan keluar

- Alat pelacak surat

- Arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses

- Sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi

Keuntungan menggunakan kartu kendali
- Lebih efisien dibanding buku agenda
- Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)
- Menghilangkan pencatatan berulang
- Mudah melacak lokasi surat yang diproses
- Memudahkan penyusunan arsip
- Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

Penanganan surat menggunakan kartu kendali hanya mencatat surat masuk dan keluar yang sifatnya penting saja, sedangkan untuk surat-surat yang sifatnya biasa dicatat pada lembar pengantar surat biasa. Begitu pula dengan surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia oleh petugas pencatat surat. Untuk mengidentifikasi jenis surat tersebut apakah penting, rahasia, biasa dapat dilihat sebagai berikut.

Ciri-ciri surat penting adalah sebagai berikut

• Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau surat lainnya.
• Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan.
• Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan.

Ciri-ciri surat biasa adalah sebagai berikut.

• Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.
• Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
• Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.

Jika petugas penilai surat ragu-ragu menentukan surat penting atau surat biasa, maka ditanyakan kepada atasannya, supaya tidak terdapat kesalahan dalam penilaian.

Ciri-ciri surat rahasia adalah sebagai berikut.

• Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.
• Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.

A. Prosedur surat masuk penting sistem kartu kendali
Berikut ini akan dijelaskan prosedur penanganan surat masuk penting menggunakan kartu kendali.

1. Penerimaan surat
Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan.

Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut.

• Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
• Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia.
• Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
• Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir.

2. Pencatatan surat
Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti.

Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.

Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara tepat. Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk mengisi kolom tersebut. Kalau memang diperlukan kecepatan dan volume surat penting banyak sekali, maka pencatatan kartu kendali dapat dilakukan oleh heberapa petugas lain yang juga telah terlatih.

Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.

• Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
• Menentukan kode klasifikasi dan indeks surat, serta unit pengolah pada kartu kendali.
• Mengambil kartu kendali I sebagai pengganti buku agenda, kemudian KK I diserahkan ke penata arsip.
• Menyatukan kartu kendali II dan III serta surat dengan penjepit kertas, dan mengarahkannya ke pengarah surat.

Berikut contoh kartu kendali

kartu kendali

Kolom kartu kendali:

Indeks        : Diisi indeks surat
Kode         : Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi
Tanggal      : Diisi tanggal terima surat
No urut      : Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk
M / K        : Diisi apakah surat masuk atau surat keluar
Perihal        : Diisi hal surat
Isi ringkasan: Diisi ringkasan surat
Lampiran     : Lampiran surat
Dari            : Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk
Kepada      : Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar
Tanggal surat: Diisi tanggal surat
No surat       : Diisi nomor surat
Pengolah      : Diisi unit pengolah
Paraf            : Diisi paraf pengolah surat

3. Pengarahan atau pengendalian surat
Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan (misalnya: Kepala Tata Usaha). Tugas pengarah surat antara lain sehagai berikut.

• Menerima surat yang telah dilampiri kartu kendali II dan III, serta memaraf KK III sebagai bukti surat sudah diterima.
• Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan.
• Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali.
• Mengambil kartu kendali II dan disimpan disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid.
• Meneruskan surat beserta kartu kendali III kepada unit pengolah/unit kerja.
• Menerima Surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar KK II dengan KK III
• Menyerahkan surat yang sudah selesai diproses ke penata arsip/arsiparis, dan menukar KK III dengan KK I.

4. Penyampaian surat ke unit pengolah
Unit pengolah terdiri dari hagian-bagian berikut.

Tata usaha unit pengolah. Tugasnya adalah sebagai berikut.

• Menerima surat dan kartu kendali  III serta memarafnya sebagai bukti hahwa surat sudah diterima.
• Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat berikut lembar disposisi 1 dan 2 serta KK III untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolah.
• Menerima kembali surat, kartu kendali III dan lembar disposisi I dan II yang telah diisi oleh pimpinan unit pengolah.
• Menyimpan kartu kendali III dan meneruskan surat berikut dengan lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di disposisi. Surat asli dan lembar disposisi II disimpan sementara di unit pengolah, sedangkan salinan surat dan lembar disposisi I diteruskan ke pelaksana surat.
• Menerima surat dan lembar disposisi 1 kembali dari pelaksana, jika surat tersebut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan beberapa lama. Jika surat tersebut sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat berikut kartu kendali III diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali II, sebagai bukti hahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh penata arsip.

Pimpinan unit pengolah. Tugasnya adalah sebagai berikut.

• Menerima surat, kartu kendali III, dan lembar disposisi I dan II dari tata usaha unit pengolah
• Mengisi lembar disposisi I dan II untuk menindaklanjuti surat yang masuk.
• Menyerahkan kembali surat, kartu kendali III, dan lembar disposisi I dan II kepada tata usaha unit pengolah.

Pelaksana. Tugasnya adalah sebagai berikut.

• Menerima surat berikut lembar disposisi I pimpinan dari tata usaha unit pengolah.
• Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi.
• Menyerahkan surat dan lembar disposisi I kepada tata usaha unit pengolah jika surat sudah selesai diproses/ditindaklanjuti.

5. Penyimpanan atau penataan arsip
Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut.

• Menerima kartu kendali I yang telah diparaf tata usaha unit pengolah dan disimpan di kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah.
• Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali 1 dengan kartu kendali 3.
• Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu

B. Prosedur pengurusan surat masuk biasa
Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat dalam kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur kerjanya juga sedikit lebih pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan ke unit pengolah, tetapi dapat menunggu 1 atau 2 hari sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar surat biasa. Jika menggunakan kartu kendali, satu lembar surat dicatat dalam satu lembar kartu kendali rangkap 3, tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalam satu kartu kendali. Karena bersifat biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan di unit pengolah saja, tidak perlu lagi diserahkan kepada penata arsip. Penghapusan arsipnya pun dilakukan di unit pengolah.

Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebagai berikut.

• Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2.
• Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan ke unit pengolah bersama lembar pengantarnya.
• Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.

C. Prosedur pengurusan surat masuk rahasia
Dalam menangani surat masuk yang bersifat rahasia, hanya pimpinan yang boleh membaca surat, kalau pun ada yang boleh mengetahui itu pun hanya pada orang tertentu saja yang sudah ditunjuk langsung oleh pimpinan. Penyampaian surat kepada pimpinan dalam keadaan tertutup atau masih bersampul.

Langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia adalah sebagai berikut.

• Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat.
• Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat.
• Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah.
• Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2.
• Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar

Demikian prosedur pengurusan surat masuk menggunakan sistem kartu kendali, untuk penangangan surat keluarnya kamu dapat melihatnya pada artikel Penanganan surat keluar sistem kartu kendali.