Direktur

Direktur (dalam jumlah jamak disebut Dewan Direktur) adalah seseorang yang ditunjuk untuk memimpin Perseroan Terbatas  (PT). Direktur dapat seseorang yang memiliki perusahaan tersebut atau orang profesional yang ditunjuk oleh pemilik usaha untuk menjalankan dan memimpin perseroan terbatas. Penyebutan direktur dapat bermacam-macam, yaitu dewan manager, dewan gubernur, atau dewan eksekutif.

Di Indonesia pengaturan terhadap direktur terdapat dalam UU No. 40 Tahun 2007 Tentang Perseroan Terbatas dijabarkan fungsi, wewenang, dan tanggung jawab direksi.

Seorang direktur atau dewan direksi dalam jumlah direktur dalam suatu perusahaan (minimal satu), yang dapat dicalonkan sebagai direktur, dan cara pemilihan direktur ditetapkan dalam anggaran dasar perusahaan. Pada umumnya direktur memiliki tugas antara lain:

1. memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan
2. memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manajer)
3. menyetujui anggaran tahunan perusahaan
4. menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan

Tanggung jawab dari direktur kepada pihak ketiga dan hukum ditentukan dari jenis perusahaan yang didirikan (Firma, Persekutuan Komanditer (CV), atau Perseroan Terbatas (PT)).

Sekretaris

Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif, atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer, dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita.

 Di dunia kerja saat ini ada lagi profesi yang merupakan perkembangan dari sekretaris yaitu asisten pribadi (PA atau Personal Assistant). Perbedaan dari PA dan sekretaris adalah PA lebih bertanggung jawab untuk satu orang saja, dalam hal ini eksekutif atau bos yang mempekerjakan dirinya. Sedangkan sekretaris lebih bertanggung jawab kepada perusahaan secara umum.

Namun di beberapa perusahaan, tentu saja hampir tidak ada perbedaan di antara sekretaris dan PA. Seperti contohnya di Indonesia, umumnya sudah menjadi kebiasaan bila sekretaris kadang juga membantu hal-hal personal dari si bos yang berhubungan dengan kerja. Lain halnya misalnya di Hongkong contohnya di mana dunia kerja di sana lebih profesional. Perbedaan antara PA dan sekretaris ini sangat kentara.

Sekretaris identik pula dengan mode dan gaya dalam berbusana ke kantor. Sudah menjadi rahasia umum bila sekretaris mempunyai tampilan yang menarik sebagai citra dari atasan yang diwakilinya.


sumber : wikipedia

Penggolongan Surat

1. Menurut Fungsinya

• surat pribadi ( untuk perseorangan )
• surat resmi ( dipakai instansi swasta )
• surat niaga 
• surat dinas ( dipakain instansi pemerintah )
• surat sosial

2. Menurut Wujud / Bentuknya

• surat bersampul
• warkat pos
• kartu pos
• memo atau nota
• telegram
• surat tanda bukti

3. Menurut Keamanan Isinya

• sura biasa
• surat konfedensial
• surat rahasia
• surat sangat rahasia

4. Menurut Tujuan Penulisannya
dibagi 2 macam yaitu surat Informatif dan surat Persuasif

• Surat Informatif

 

Jenis surat	Tujuan
Pemberitahuan	Memberi informasi hal yang perlu diberitahukan.
Perkenalan	Memberi informasi tentang perusahaan produk atau program.
Laporan	Member informasi mengenai hal yang dilakukan atau hasil yang diperoleh.
Referensi	Member informasi mengenai kompetensi dan prilaku kerja seseorang.

•         Surat Persuasif

Jenis surat	Tujuan
Penawaran	Penerima surat bersedia memeli barang yang ditawarkan.
Permintaan	Penerima surat bersedia memenuhi permintaan yang diajukan.
Keluhan	Penerima surat bersedia memperbaiki kesalahan sesuai keluhan yang diajukan.
Penagihan	Penerima surat bersedia membayar utangnya.

                Terimakasih, semoga bermanfaat ya :)

Pengertian Organisasi

organisasi berasal dari kata To Organise yang berarti menyusun bagian-bagian yang terpisah. Pisah menjadi satu kesatuan, sehingga dapat dipergunakan untuk melakukan pekerjaan dalam mencapai satu tujuan. Organ -> alat atau perkakas.

Unsur Unsur Organisasi
1. Unsur Pokok
adalah unsur yang harus ada dan sangat dominan dalam mempercepat aktivitas dan tujuan perusahaan.

• adanya sekelompok orang.
• adanya kerja sama.
• adanya tujuan yang hendak dicapai. 

2. Unsur Pelengkap.
adalah unsur yang membantu, mendukung dan mmpelancar.

• peralatan, sarana dan prasarana.
• dana atau modal.
•  adanya fasilitas lain.

Pengertian Manajemen

Dalam Bahasa Latin 

-Mano : yang berarti tangan.
-Manus : yang berarti bekerja berkali-kali dengan mempergunakan tangan.
-Agare : yang berarti melakukan sesuatu.
jadi managiare berarti melakukan sesuatu berkali-kali dengan mempergunakan tangan.

Dalam Bahasa Inggris

-To Manage : yang berarti mengurus, mengatur, mengemudikan, mengendalikan, mengelola, menjalankan, melaksanakan dan memimpin.

Dalam Bahasa Italia 

Managgia yang berasal dari kata Manggiare

Unsir - Unsur Manajemen

1. Man ( manusia, orang atau tenaga kerja )
2. Money ( keuangan, pembiayaan, dana )
3. Method's (  metode, cara-cara kerja )
4. Machines ( mesin-mesin )
5. Materials ( materi, bahan-bahan, perlengkapan )
6. Market ( pasar )

Pengertian Korespondensi dan Surat

Korespondensi adalah penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama jabatan dalam suatu perusahaan/organisasi dan dapat atas nama perseorangan (individu). Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut surat menyurat atau korespondensi. Pihak yang terlibat disebut koresponden.

Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan, warta atau berita dari 1 pihak ke pihak lain. Lalu memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan kode 2 notasi (lampiran dan perihal), penggunaan kertas, penggunaan model dan bentuk, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan.

Ciri-ciri Surat:

1. Surat adalah pesan tertulis.
2. Isi pesan dalam surat merupakan informasi/persuasi.
3. Surat memiliki bagian-bagian yang standar.
4. Surat memiliki bentuk yang standar.
5. Surat memiliki satu pesan inti.
6. Gaya bahasa surat bisa formal ataupun informal.

Fungsi Surat:

1. Surat sebagai penyampai pesan.
2. Surat sebagai wakil.
3. Surat sebagai bukti tertulis.
4. Surat sebagai pedoman/dasar bertindak.
5. Alat untuk mengingat.
6. Dokumen historis dari suatu kegiatan.
7. Keterangan keamanan.

Manajemen Administrasi Perkantoran

Manajemen administrasi perkantoran merupakan bagian dari manajemen yang memberikan informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif dan memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya.

Pengertian menurut para ahli

 Edwin Robinson dan William Leffingwell

"Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu."

George R. Terry  

"Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan."

Millis Geoffrey 

"Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan."

W.H. Evans 

"Administrasi perkantoran merupakan fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi."'

Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work). Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya:

• mengetik (typing)
• menghitung (calculating)
• memeriksa (checking)
• menyimpan warkat/arsip (filing)
• menelepon (telephoning)
• menggandakan (duplicating)
• mengirim surat (mailing)
• mengadakan
• mencatat
• menyortir