Etika menelepon dan menerima telepon yang baik

Beberapa yang harus diperhatikan sebelum melakukan panggilan jika kamu tidak tahu dengan siapa nantinya kamu berbicara adalah sebagai berikut:

1. Pastikan nomor telpon tujuan anda sudah benar supaya tidak terjadi salah sambung.
2. Setelah telepon terhubung, maka tunggu sampai berbunyi nada sambung selama 3-4 kali, jika tidak ada yang mengangkat maka segera tutup telpon berarti disana tidak ada orang dan silahkan ulangi lagi setelah 5-10 menit lagi.
3. Jika sudah ada yang mengangkat telpon, biarkan penerima telpon berbicara terlebih dahulu, biasanya jika perusahaan yang memakai operator profesional maka akan menjawab dengan menyapa, menyebutkan nama perusahaan dan siapa yang berbicara.
4. Berbicara dengan suara secukupnya artinya tidak terlalu keras dan tidak terlalu kecil, karna jika terlau keras bisa menggangu orang disekitar anda jika terlalu kecil mungkin penerima susah mendengar suara anda.
5. Setelah itu baru giliran anda berbicara dan tanyakan apa dan siapa yanganda cari dengan jelas dan singkat mulai dari nama orangnya dan jabatan atau departemennya dan sebutkan juga nama anda dan dari mana.
6. Jika yang anda cari orangnya ada, maka mungkin akan segera disambungkan dan disuruh menunggu beberapa saat, jika orang yang anda cari tidak ada maka mungkin anda akan ditanya apakah ada pesan untuk yang dicari.
7. Ingat juga waktu bicara jangan sampai lebih dari 5 menit, karna ada beberapa perusahaan yang menerapkan sistem mati secara otomatis jika sudah menelpon lebih dari 5 menit.
8. Jika sudah mau mengakhiri percakapan jangan lupa bilang terimakasih dan anda harus menutup telpon karna anda yang menelpon.

Adapun beberapa yang harus diperhatikan sebelum meneriman panggilan telpon jika kamu tidak tahu dengan siapa nantinya kamu berbicara adalah sebagai berikut:

1. Jangan biarkan telepon berdering terlalu lama karna mungkin ada juga orang yang tidak tahu etika menelpon seperti yang saya jelaskan diatas, telpon itu berdering maksimal sampai 3-4 kali.
2. Pastikan anda berbicara dengan nada yang bersahabat, tidak terlalu keras dan tidak juga terlalu kecil, jika yang menelpon sudah bicara mau apa dan mencari siapa dan dimana, mungkin kamu bisa menyakan siapa yang menelpon dan dari mana.
3. Pastikan anda memberi informasi yang benar atas apa yang penelpon inginkan, jika yang dicari ada maka langsung sambungkan, jika tidak ada mungkin anda bisa menyuruh menelpon beberapa saat lagi dan minta tinggalkan pesan.
4. Jangan pernah menutup telpon kalau penelpon belum menutup telponnya terlebih dahulu, mungkin dibelakang penelpon ingin berbicara lagi karna sebelumnya kelupaan.
5. Biasakan bilang terimakasih dan menyapa penlepon sebelum menutup percakapan.

Front office harus menampilkan standar etika dalam tugas mereka

 
Kesan pertama menghitung lebih dari apa pun yang berikut ini. Pekerja Front office termasuk resepsionis, operator telepon, dan asisten penjualan, adalah orang-orang pertama yang seorang pelanggan atau pengunjung melihat, atau berbicara dengan dan mereka membentuk kesan bahwa setiap orang mendapat perusahaan dan itulah sebabnya para pekerja Front office harus menampilkan profesional dan etika standar dalam tugas mereka.

Semua pekerja Front office harus menyambut dan didekati. Mereka harus sopan dan santun kepada semua. Tak seorang pun harus menunggu pekerja sementara menyelesaikan percakapan pribadi atau kertas shuffle.
Operator telepon hanya memiliki suara mereka untuk proyek kepribadian mereka dan sehingga lebih sulit bagi mereka untuk suara ramah, tapi tersenyum karena mereka menjawab membantu, dan ya, Anda bisa mendengar senyum di telepon. operator telepon juga perlu ingat bahwa pemanggil dapat mendengar percakapan latar belakang dan berbisik. Mereka tidak harus meninggalkan penelepon tergantung pada sebuah baris tapi sarankan mereka setiap 20 detik dan jika menunggu terlalu lama, tanyakan apakah mereka dapat terhubung penelpon kepada orang lain.

Karyawan di Front Office perlu tahu bahwa orang adalah individu dan bisa marah, mudah tersinggung, kasar, atau marah dan masalah mereka mungkin tidak dengan pekerja sama sekali tetapi dengan situasi di mana mereka menemukan diri mereka sendiri. Ini adalah untuk resepsionis, operator telepon dan asisten penjualan perlu tahu bagaimana untuk menenangkan orang. “Saya minta maaf”, adalah sebuah ungkapan indah bagi orang menenangkan, bahkan ketika masalah ini bukan salahmu.

Pekerja Front Office perlu berhati-hati mereka mempunyai akses ke pelanggan dan rincian lainnya. Resepsionis dan operator telepon terutama, sering melihat, mendengar dan mengetahui hal-hal yang departemen lain dan orang tidak tahu. Mereka tahu banyak bisnis pribadi karyawan lainnya dan informasi perusahaan yang bersifat rahasia. Pekerja Front office harus menyimpan informasi tersebut untuk diri mereka sendiri dan olahraga tingkat tertinggi kebijaksanaan dan kebijaksanaan setiap saat.

Resepsionis dan operator telepon, dalam pelayanan kesehatan perlu cara simpatik dan meyakinkan dan kemampuan untuk menempatkan orang santai. Orang-orang berinteraksi dengan layanan kesehatan apapun khawatir, takut dan marah apakah mereka adalah keluarga atau operator pasien dan telepon dan resepsionis perlu memahami ini dan menangani mereka yang sesuai.

Ini adalah tata krama yang baik untuk semua resepsionis meminta maaf jika penunjukan seseorang terlambat dan mereka diadakan di resepsi, orang tersebut mungkin memiliki hal-hal lain yang harus dilakukan pada hari ini dan ini memberinya pilihan untuk membuat satu janji untuk hari lain. Hal ini terutama penting bagi resepsionis dalam pelayanan kesehatan, meminta maaf jika penunjukan pasien terlambat dan menjelaskan mengapa, jika mereka dapat melakukannya. Pasien dalam keadaan sangat rentan ketika mereka terus menunggu janji, mereka mungkin telah mengkhawatirkan selama berhari-hari atau berminggu-minggu tentang apa yang dokter atau dokter gigi dapat katakan atau lakukan.

Pekerja sebuah perusahaan kantor wajah publik dan mereka membutuhkan kualitas tertentu. operator Telepon, asisten penjualan, dan resepsionis harus profesional dan untuk menunjukkan standar etika tertinggi dalam pekerjaan mereka. Mereka membutuhkan sopan santun, kebijaksanaan, bijaksana dan kemampuan untuk seperti dan memahami orang dan perasaan mereka. Pekerja Front office adalah orang khusus dengan kualitas sangat istimewa.

Lima Sistem Kearsipa

Kali ini aku mau share tetang kearsipan. Berikut adalah sistem pengarsipan ada 5 macam cara

pengaturan atau teknik penyimpanan arsip secara logis dan sistematis, yaitu: 

a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
c. Sistem Nomor ( Numeric )
d. Sistem Geografis / Wilayah
e. Sistem Tanggal (Chronologis)

 

Masing-masing sistem dapat digunakan sesuai dengan jenis arsip, atau surat pada suatu organisasi atau perusahaan.Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik / nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait.

 

1. Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah.Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar).Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.

Adapun kata tangkap dapat berupa :
- Nama orang
- Nama perusahaan / organisasi
- Nama tempat / daerah
- Nama benda / barang
- Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai) 

 

• Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad.

- Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat yang lainnya, atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat.

- Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri, atau bagian terkecil dari suatu nama. Sedangkan nama, merupakan judul / caption. Jadi setiap judul memiliki bagian yang disebut unit.Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.

- Koding adalah suatu kegiatan memberikan tanda atau simbol pada

 arsip. Adapun fungsi dari kode atau simbol adalah menunjukkan isi yang terkandung didalam arsip yang bersangkutan.

- Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak dipakai kepada indeks yang dipakai, atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks lain yang dipakai.

Ada dua macam petunjuk silang.
a. Petunjuk silang langsung
Adalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah.
b. Petunjuk silang tak langsung
Adalah petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu.

• Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah :

- Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama
- Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.
- Menetapkan caption atau judul surat
- Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan
- Membuat petunjuk silang
- Memberi kode surat
- Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.
- Menyusun menurut susunan abjad.
- Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.

• Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah:

- Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci.
- Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.
- Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder. Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton tebal. 

 

           2. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat) Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.

Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah:

 1. Daftar Indeks; adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan.
Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu.

2. Perlengkapan menyimpan surat
- Filling Cabinet
- Guide
- Folder
- Kartu kendali
3. Pemberian kode surat
4. Penyimpanan surat, dengan cara
- Membaca surat untuk mengetahui isi surat
- Memberi kode surat
- Mencatat surat dalam kartu kendali
5. Menyimpan kartu kendali.

 

  3. Sistem Nomor

Di dalam sistem nomor ada 4 macam
1. Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)
Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.
Yang diperlukan dalam sistem ini adalah
a. Perlengkapan yang diperlukan adalah
- Filling cabinet
- Guide
- Folder
b. Daftar klasifikasi nomor
c. Kartu kendali
Dalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu.

Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu:
- Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor
- Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama
- Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.

Guna daftar klasifikasi adalah:
- Sebagai pedoman pemberian kode surat
- Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat

Uraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet:
- Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide
- Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder
- Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan

Cara penyimpanan surat:
- Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya
- Memberi kode surat
- Mencatat surat kedalam kartu kendali
- Mencatat surat pada kartu indeks
- Menyimpan surat
- Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan
- Menyimpan kartu kendali

2. Sistem nomor menurut Terminal Digit
Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.
Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah
- Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder)
- Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
- Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut
a. Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide
b. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder
c. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder
- Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.

3. Sistem Nomor Middle Digit
Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map.
Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.

4. Sistem nomor Soundex (phonetic system)
Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.
Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.

 

         4. Sistem Geografis / Wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.
Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.
Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.

Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini:
- Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet, guide, folder, dan kartu kendali.
- Penyimpanan surat melalui prosedur
a. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.
b. Membaca surat
c. Memberi kode surat
d. Mencatat surat pada kartu kendali
e. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing
f. Menyimpan surat
g. Menyimpan kartu kendali

- Penemuan kembali; cara menemukan kembali adalah sama seperti sistem-sistem lainnya.

 

            5. Sistem Tanggal (Chronologis) adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar).

Yang diperlukan untuk sistem ini adalah:
- Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet, didepan laci dicantumkan judul “tahun”, guide sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan, folder, dan kartu kendali.
- Pembagian sistem tanggal
a. Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci)
b. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)
c. Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder)
- Susunan guide dan folder dalam filling cabinet
a. Laci menggambarkan tahun
b. Guide menggambarkan bulan
c. Folder menggambarkan tanggal
- Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat
a. Menetapkan kode surat sebelum disimpan
b. Mencatat surat pada kartu kendali
c. Menyimpan surat.

Surat Niaga dalam bahasa Inggris

Berkomunikasi dalam bahasa Inggris tentulah sangat penting untuk suatu perusahaan, karena suatu perusahaan bekerja tidak hanya bekerja sama dengan perusaan lain yang ada di Indonesia tetapi juga bekerja sama dengan perusahaan-perusahaan asing yang ada di seluruh dunia.
Berikut ini adalah beberapa contoh dari surat niaga berbahasa Inggris:

1. Surat pengenalan
     Surat perkenalan berisi informasi tentang profil perusahaan yang anda miliki serta barang-barang apa saja yang anda dijual sehingga calon pembeli bisa lebih mengenal perusahaan Anda dan tidak ragu untuk melakukan transaksi.

Contoh:
PT. ELANG JAWA
Soedirman Street 08, Purwokerto, Indonesia
Telp. O281 555 223
Email: nesanurha@gmail.com
 July 1^st, 2013

To:
Mr. David Luiz
Adventure Shop
Boulevard Street 007
Rio de Janeiro

Dear,

Let us introduce to you about our company named PT. HAWK JAVA. Our company produces various types of equipment such as mountain backpack, tent, mountain boots, and others. Products that we produce have a brand with “EAGLE”.
Our company is a company that is experienced in of mountain’s equipments with employees who are experts in their field. The company has been established 25 years and has had a permit from the Department of Trade and Industry
The products that we produce have highest quality and have been known throughout Indonesia. Therefore, we introduce to you our best products. To be more clear and complete, we also attach a list of products, payment terms and discounts.
Thus we submit a letter of introduction to you. Thanks for your prompt attention for this matter.

Respectfully yours,


Gie Nanjar
General Manager



2. Surat permintaan (Enquiry letter)
  Surat permintaan adalah surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta informasi tentang produk yang ditawarkan.

Contoh:
 

3. Surat pemesanan (Order Letter) 
     Surat pesanan barang adalah surat yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan produksi perusahaan, di dunia modern ini sistem kerja sama tidak hanya terjalin di area domestik saja namun juga merambah ke antar benua.

Contoh:

CIPTA PERSADA Corp.

Cendana Raya Street No. 8

Jakarta Pusat 17423

Your ref : MP / DC / 55

Our ref : AM / L / 3A

16th October, 2009

Mr. Niccolo Machiavelli

Manager

Maju Tunggal Electronics Corp

Raya Merdeka Street No. 21

Bali 72852

Dear Mr. Niccolo :

Subject : Purchase Order No. 25

Thank you for your letter of 12nd October, enclosing your catalogue, price list, terms of payment and terms of delivery.

We shall pay for the goods by banker’s transfer on receipt of your pro-forma invoice and request delivery within two weeks (don’t forget to tell the transport method).

Send to our ware house address.

Sincerelly Yours,

Garry Aditya

 

contoh surat berniaga dalam bahasa Inggris lainnya seperti:

1. Surat pengenalan

2. Surat permintaan penawaran

3. Surat penawaran

4. Surat pemesanan

5. Surat pengiriman pesanan

6. Surat pengaduan

7. Surat penagihan    

Pengertian Surat Perjanjian jual beli barang

Sudikno Mertokusumo  mendefinisikan perjanjian sebagai hubungan hukum antara dua pihak atau lebih berdasarkan kata sepakat untuk menimbulkan akibat hukum. Suatu perjanjian didefinisikan sebagai hubungan hukum karena didalam perjanjian itu terdapat dua perbuatan hukum yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yaitu perbuatan penawaran (offer aanbod) dan perbuatan penerimaan (acceptance, aanvaarding).

Dalam pasal 1457 KUHPerdata disebutkan bahwa jual-beli adalah suatu persetujuan dengan mana pihak yang satu mengikatkan dirinya untuk menyerahkan suatu kebendaan, dan pihak yang satu lain untuk membayar harga yang telah dijanjikan.

Jadi pengertian jual-beli menurut KUHPerdata adalah suatu perjanjian bertimbal balik dalam mana pihak yang satu (penjual) berjanji untuk menyerahkan hak milik atas suatu barang, sedang pihak yang lainnya (pembeli) untuk membayar harga yang terdiri atas sejumlah uang sebagai imbalan dari perolehan hak milik tersebut.

Perjanjian jual-beli dalam KUHPerdata menentukan bahwa obyek perjanjian harus tertentu, atau setidaknya dapat ditentukan wujud dan jumlahnya pada saat akan diserahkan hak milik atas atas barang tersebut kepada pembeli.

Sementara itu, KUHPerdata mengenal tiga macam barang yaitu barang bergerak, barang tidak bergerak (barang tetap), dan barang tidak berwujud seperti piutang, penagihan, atau claim.

Surat perjanjian jual beli merupakan akta sesuatu surat untuk dapat dikatakan sebagai akta harus ditandatangai, harus dibuat dengan sengaja dan harus untuk dipergunakan oleh orang untuk keperluan siapa surat itu dibuat. Di dalam KHUPerdata ketentuan mengenai akta diatur dalam Pasal 1867 sampai pasal 1880.

Perbedaan pokok antara akta otentik dengan akta di bawah tangan adalah cara pembuatan atau terjadinya akta tersebut. Apabila akta otentik cara pembuatan atau terjadinya akta tersebut dilakukan oleh dan atau dihadapan pejabat pegawai umum (seperti Notaris, Hakim, Panitera, Juru Sita, Pegawai Pencatat Sipil), maka untuk akta di bawah tangan cara pembuatan atauterjadinya tidak dilakukan oleh dan atau dihadapan pejabat pegawai umum, tetapi cukup oleh pihak yang berkepentingan saja. Contoh dari akta otentik adalah akta notaris, vonis, surat berita acara sidang, proses perbal penyitaan, surat perkawinan, kelahiran, kematian, dsb, sedangkan akta di bawah tangan contohnya adalah surat perjanjian sewa menyewa rumah, surat perjanjian jual beli dsb.

Salah satu fungsi akta yang penting adalah sebagai alat pembuktian. Akta otentik merupakan alat pembuktian yang sempurna bagi kedua belah pihak dan ahli warisnya serta sekalian orang yang mendapat hak darinya tentang apa yang dimuat dalam akta tersebut. Akta Otentik merupakan bukti yang mengikat yang berarti kebenaran dari hal-hal yang tertulis dalam akta tersebut harus diakui oleh hakim, yaitu akta tersebut dianggap sebagai benar selama kebenarannya itu tidak ada pihak lain yang dapat membuktikan sebaliknya.

Dalam Undang-undang No.13 tahun 1985 tentang Bea Meterei disebutkan bahwa terhadap surat perjanjian dan surat-surat lainnya yang dibuat dengan tujuan untuk digunakan sebagai alat pembuktian mengenai perbuatan, kenyataan atau keadaan yang bersifat perdata maka dikenakan atas dokumen tersebut bea meterai.

Dengan tiadanya materai dalam suatu surat perjanjian (misalnya perjanjian jual beli) tidak berarti perbuatan hukumnya (perjanjian jual beli) tidak sah, melainkan hanya tidak memenuhi persyaratan sebagai alat pembuktian. Bila suatu surat yang dari semula tidak diberi meterei dan akan dipergunakan sebagai alat bukti di pengadilan maka permeteraian dapat dilakukan belakangan.

Pengertian Surat Undangan Dinas dan bagian - bagian dari surat undangan

Surat undangan dinas adalah Surat yang berisi ajakan atau mengundang dari orang lain kepada sekelompok orang atau masyarakat umum pada suatu intansi pemerintah maupun swasta . Surat udangan dapat di pakai untuk keperluan resmi/ setengah resmi atai tidak resmi 

 Kepala surat 

1. Nama badan / organisasi / instansi 
2. alamat
3. nomor telepon
4. logo
5. tanggal surat
6. nomor surat
7. lampiran
8. hal
9. alamat tujuan 

Isi Surat

1. Alasan dan tujuan 
2. Hari dan tanggal
3. Waktu
4. Tempat
5. Acara

Penutup 

1. Salam Penutup
2. jabatan
3. Nama
4. Nomor Induk Karyawan 

PENGERTIAN, FUNGSI DAN BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI

Pengertian Komunikasi

Komunikasi adalah proses penyampaian pikiran atau perasaan oleh seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang-lambang yang bermakna bagi kedua pihak, dalam situasi yang tertentu komunikasi menggunakan media tertentu untuk merubah sikap atau tingkah laku seorang atau sejumlah orang sehingga ada efek tertentu yang diharapkan.
Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan, informasi dari seseorang ke orang lain.
Tidak ada kelompok yang dapat eksis tanpa komunikasi : pentransferan makna di antara anggota-anggotanya. Hanya lewat pentransferan makna dari satu orang ke orang lain informasi dan gagasan dapat dihantarkan. Tetapi komunikasi itu lebih dari sekedar menanamkan makna tetapi harus juga dipahami.

Fungsi Komunikasi

a. Kendali : komunikasi bertindak untuk mengendalikan prilaku anggota dalam beberapa cara, setiap organisasi mempunyai wewenang dan garis panduan formal yang harus dipatuhi oleh karyawan.

b. Motivasi : komunikasi membantu perkembangan motivasi dengan menjelaskan kepada para karyawan apa yang harus dilakukan bagaimana mereka bekerja baik dan apa yang dapat dikerjakan untuk memperbaiki kinerja jika itu di bawah standar.

c. Pengungkapan emosional : bagi banyak karyawan kelompok kerja mereka merupakan sumber utama untuk interaksi sosial, komunikasi yang terjadi di dalam kelompok itu merupakan mekanisme fundamental dengan mana anggota-anggota menunjukkan kekecewaan dan rasa puas mereka oleh karena itu komunikasi menyiarkan ungkapan emosional dari perasaan dan pemenuhan kebutuhan sosial.

d. Informasi : komunikasi memberikan informasi yang diperlukan individu dan kelompok untuk mengambil keputusan dengan meneruskan data guna mengenai dan menilai pilihan-pilihan alternatif

Bentuk-bentuk Komunikasi

Bentuk-bentuk komunikasi dapat dijabarkan sebagai berikut :

a. Komunikasi vertikal
Komunikasi vertikal adalah komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas atau komunikasi dari pimpinan ke bawahan dan dari bawahan ke pimpinan secara timbal balik.

b. Komunikasi horisontal
Komunikasi horisontal adalah komunikasi secara mendatar, misalnya komunikasi antara karyawan dengan karyawan dan komunikasi ini sering kali berlangsung tidak formal yang berlainan dengan komunikasi vertikal yang terjadi secara formal.

c. Komunikasi diagonal
Komunikasi diagonal yang sering juga dinamakan komunikasi silang yaitu seseorang dengan orang lain yang satu dengan yang lainnya berbeda dalam kedudukan dan bagian (Effendy, 2000 : 17).
Pendapat lainnya menyebutkan, komunikasi dapat mengalir secara vertikal atau lateral (menyisi).
Dimensi vertikal dapat dibagi menjadi ke bawah dan ke atas.

• a. Ke bawah : Komunikasi yang mengalir dari satu tingkat dalam suatu kelompok atau organisasi ke suatu tingkat yang lebih bawah. Kegunaan dari pada komunikasi ini memberikan penetapan tujuan, memberikan instruksi pekerjaan, menginformasikan kebijakan dan prosedur pada bawahan, menunjukkan masalah yang memerlukan perhatian dan mengemukakan umpan balik terhadap kinerja.

• b. Ke atas : komunikasi yang mengalir ke suatu tingkat yang lebih tinggi dalam kelompok atau organisasi digunakan untuk memberikan umpan balik kepada atasan, menginformasikan mereka mengenai kemajuan ke arah tujuan dan meneruskan masalah-masalah yang ada.

Sedangkan dimensi lateral, komunikasi yang terjadi di antara kelompok kerja yang sama, diantara anggota kelompok-kelompok kerja pada tingkat yang sama, diantara manajer-manajer pada tingkat yang sama