Tata Cara Penanganan Telepon

Cara menangani telepon harus bersikap menyenangkan,efektif dan efisien, karena hal ini sangat berpengaruh terhadap kredibilitas atau tingkat keterpercayaan terhadap perusahaan. Cara menangani telepon ada dua macam yaitu:

1. Respon untuk panggilan (incoming calls)
2. Melakukan panggilan (outgoing calls)

1. Respon untuk panggilan telepon atau menerima telepon

         Hal-hal umum yang harus diperhatikan ketika menerima telepon:

a. Mengangkat gagang telepon
b. Telepon yang berasal dari saluran langsung,tidak melalui operator,berbeda penanganannya dengan telepon yang berasal dari saluran tidak langsung
c. Gunakan bahasa yang resmi,komunikatif (maksudnya jelas,dapat dipahami,singkat dan tepat)
d. Apabila orang yang dikehendaki oleh si penelepon berada ditempat, secepatnya dihubungkan kepada yang ditujunya
e. Apabila telepon salah sambung,jelaskan dengan ramah bahwa yang bersangkutan salah sambung
f. Bila penelepon akan menghubungi pimpinan,maka ada hal atau cara tertentu yang harus diperhatikan
g. Bresikaplah sopan,ramah,hangat,dan akrab karena sifat dan sikap kita akan terpantul melalui nada suara.

       Hal-hal yang khusus yang harus diperhatikan ketika menerima telepon,yaitu:

a. Mengangkat gagang telepon dengan menggunakan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis serta kertas berisi lembar pesan telepon (LPT)
b. Menyampaikan salam
c. Menyebutkan identitas diri, kantor atau perusahaan
d. Mencatat hal-hal penting dalam lembar pesan telepon (LPT)
e. Bila penelepon kurang jelas,jangan sampai menyebutkan kata apa, hah, heh, karena hal itu tidak sopan
f.  Jika penelepon belum memberitahukan identitasnya, mintalah agar penelepon menyebutkan identitas
    dengan jelas dan nomor telepon yang dapat dihubungi
g. Usahakanlah menerima telepon dengan bersemangat meskipun pekerjaan menumpuk, jangan sampai suara terdengar lesu
h. Jika penelepon terdengar tidak ramah, atau bermaksud mengadu, tanganilah dengan cara profesional.
i.  Tetap tenang, kendalikan diri, berbicara dengan sabar, bijaksana, namun tegas.
j.   Mendengarkan dengan seksama apa yang diinginkan penelepon (jadilah pendengar yang baik)
k.  Menjawab setiap pertanyaan dengan jelas, singkat dan tepat
l. Menyebut nama penelepon dengan tepat, jangan sampai keliru.

      sikap dalam pelanyanan efektif sebagai seorang penerima telepon yang perlu diperhatikan adalah 7C yaitu:

1. Caring
    Memperhatikan, mendengarkan dan mencatat masalah konsumen atau penelepon

2. Commited
    Merasa terikat dengan organisasi,tidak melemparkan permasalahan kepada orang lain dengan alasan bukan tugas atau urusan pribadi

3. Confident
    Penuh keyakinan dalam mengatasi masalah. 

4. Considetate
    Bersahabat, menolong, dan mengerti emosi penelepon

5. Controlled
    Tidak terbawa emosi pada saat penelepon mengungkapkan kekecewaan ( marah )

6. Creative
    Mampu menemukancara - cara yang baik dalam menerima telepon

7. Contagious
    Besikap gembira,antusias, sejuk, damai pada penelepon.

Ketika menerima telepon, usahakanlah menerima dengan suara yang baik atau phonogenic. Phonogenic adalah suara yang baik dalam bertelepon atau menerima telepon., yaitu suara yang memberi kesan santun, bersahabat , ramah, dan penuh perhatian.

     Alat - alat yang di gunakan dalam menerima telepon, yaitu :
1. pesawat telepon
2. kalender meja
3. jam dinding
4. alat tulis
5. lembar pesan telepon ( LPT )
6. daftar nomor telepon ekstention internal
7. buku daftar telepon masuk

2. Melakukan panggilan telepon atau menelepon 


Persiapan menelepon yaitu :

1. Siapkan nomor telepon yang hendak di tuju
2. Siapkan peralatan menulis berupa kertas dan ballpoint
3. Catatlah hal - hal pokok yang akan di sampaikan kepada pihak yang di tuju

Pelaksanaan menelepon :

• memutar atau menekan nomer telepon yang di tuju dengan tepat sesuai dengan yang di maksud
• bila ada kesalahan menelepon segeralah minta maaf
• berikan salam dan menyebutkan identitas diri bila telah tersambung
• mengemukakan maksud dan tujuan dengan tepat dan jelas dan mudah di pahami
• mencatat hal - hal yang penting
• mengakhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih dan salam
• meletakan gagang telepon dengan pelan

Ketika menerima telepon atau menelepon seorang petugas telepon harus dapat menyampaikan informasi, secara singkat, padat dan jelas.

PENGERTIAN, ISI DAN MACAM-MACAM LAPORAN

1. pengertian laporan

• secara umum -> laporan adalal alat penyampaian informasi dari 1 pihak ke pihak lain.
• secara administrasi -> laporan adalah alat penyampaian informasi dari 1 pegawai ke paegawai lain dalam lingkup administrasi.

2. isi laporan:

• penelitian
• percobaan
• pengamatan
• pengalaman

3. fungsi laporan:

• sebagai alat penyampaian informasi
• sebagai bahan pengambilan keputusan
• sebagai bahan pertanggung jawaban
• alat untuk pengawasan

4. macam-macam laporan dibedakan menjadi :

1. berdasarkan maksud -> laporan infarmatif, laporan eksaminasional. laporan analitis.
2. berdasarkan lingkupnya -> laporan umum dan khusus.
3. berdasarkan bidang kegiatannya -> laporan substantif dan laporan administrasi.
4. berdasarkan sifat peristiwanya -> laporan rutin dan laporan insidental.
5. berdasarkan waktunya -> laporan berkata dan laporan insidental.
6. berdasarkan keamanan isinya -> laporan biasa, rahasia dan sangat rahasia.
7. berdasarkan kesempurnaan isinya -> laporam sementara/ pendahuluan ( prelimanary) dan laporan akhir/ paripurna ( final )
8. berdasarkan jangkauannya -> laporan intern dan laporan ekstern.
9. berdasarkan jumlah penerimanya -> laporan terbatas dan tak terbatas.

SURAT LAMARAN KERJA

1. pengertian surat lamaran kerja
    surat lamaran kerja adalah surat dari seseorang yang memerlukan pekerjaan (pelamar) yang dikirimkan kepada badan usaha atau intansi guna mendapatkan pekerjaan atau jabatan sesuai dengan lowongan pekerjaan/jabatan yang ditawarkan.

surat lamaran pekerjaan dapat dibuat dengan dua cara yaitu:

• surat lamaran kerja digabungkan dengan daftar riwayat hidup ( curicullum vitae)
• surat lamaran kerja dipisahkan dengan dftar riwayat hidup.

2. persyaratan menulis surat lamaran pekerjaan

• harus dibuat oleh si pelamar pada kertas berkualitas baik dan bergaris agar rapi dan menggunkan tinta hitam.
• surat yang diketik harus diatas kertas yang berkualitas baik ( minimal HVS 60 gram ) dengan jarak pengetikan 1 1/2 spasi.
• tidak boleh kotor, tidak boleh ada coretan dan koreksian.
• isi surat lamaran harus menggambarkan sikap opotimis bahwa pelamar akan mampu bekerja dengan baik,
• isi surat lamaran tidak boleh bernada memelas atau minta dikasihani.
• sapaan yang digunakan dalam surat lamaran:

          - Bapak/ibu digunakan kepada intansi pemerintah atau perusahaan swasta asing.
          - Tuan digunakan kepada perusahaan swasta asing.

3. hal yang harus diperhatikan dalam menulis surat lamaran kerja:

• data pribadi melamar yang meliputi:

           - nama lengkap.
           - tempat / tanggal lahir.
           - status perkawinan.
           - alamat.

• pendidikan yang meliputi:

          - pendidikan formal, misalnya SD, SMP, SMA, akademi atau universitas.
          - pendidikan informal, yaitu kursus-kursus yang pernah diiut.

• jika telah memiliki pengalam kerja, catumkan dalam surat lamaran, apakah pengalaman kerja yang sejenis dengan jabatan yang dilamarnya atau pengalaman kerja dibidang lain. jika belum pernah bekerja sebaiknya menyebutkan kemampuannya untuk jabatan yang dilamarnya berdasarkan yang dimilikinya.

4. lampiran surat lamaran kerja:

• daftar riwayat hidup.
• fotocopy ijazah terakhir.
• surat keterangan kesehatan.
• surat keterang berkelakuan baik.
• surat keterangan catatan kepolisian.
• fotocopy sertifikat kursus keterampilan ( bila ada )
• pas foto terakhir.

5. daftar riwayat hidup

• data pribadi

          - nama
          - tempat/ tanggal lahir
          - status perkawinan
          - alamat

• riwayat pendidikan

          - formal
          - informal

• pengalaman kerja.
• keterangan lain.
• referensi.

6. referensi
     referensi adalah keterangan  dari orang-orang tertentu tentang diri pelamar orang yang dapat dijadikan referensi adalah mantan atasan/manatan dosen/guru/teman dekat(kolega). referensi berisi tentang siapa si pelamar. referensi yang paling baik adalah " orang dalam " ( karyawan kantor yang dilamar ).


sekian, semoga bermanfaat:))))))

NOTULEN

A. Pengetian Notulen

     Notulen adalah isi singkat dari kegiatan baik rapat, seminar, diskusi, atau sidang yang dimulai dari awal sampai akhir acara yang ditulis oleh seorang Notulis.

Notulen adalah naskah dinas yang membuat catatan jalannya acara (kegiatan) mulai dari pembukaan, pembahasan masalah, sampai dengan pengambilan keputusan, serta penutupan.

Notulen sekurang-kurangnya berisi :

• Tujuan kegiatan
• Pikiran-pikiran yang akan dibahas dalam kegiatan 
• Saran dan keputusan dalam kegiatan
• Waktu pelaksanaan
• Pihak-pihak yang hadir dalam kegiatan.

B. Susunan Notulen

      Susunan kepala notulen dilakukan agar para notulis dapat dengan mudah mengerti bagaimana cara penulisan notulen dengan baik dan benar. Selain itu, juga agatr notulen dapat tersusun dengan rapi dan sistematis.

       a. Kepala Notulen

    Kepala Notulen merupakan bagian-bagian yang pertamakali harus diingat dalam penulisan tanpa                   tertinggal. Adapun kepala notulen terdiri atas :

1. Nama atau tema yang akan dibahas
2. Hari dan tanggal acara dilaksanakan
3. Waktu (Jam) pelaksanaan acara
4. Tempat pelaksanaan acara
5. Acara saat berlangsung
6. Unsur-unsur yang terlibat dalam rapat, yaitu :

           -Ketua dan Wakil Ketua

           -Sekretaris

           -Notulis

           -Peserta


b. Isi Notulen

Isi Notulen merupakan suatu bagian dari susunan notulen yang isinya berupa hal-hal yang dianggap penting dalam kegiatan tersebut, tanpa ada yang tertinggal.maksud dari pembuatan isi notulen adalah agar dapat membedakan dari susunan matematis dalam notulen tersebut.
Adapun susunan sistimatika dalam penulisan notulen adalah :

• Kata pembukaan 
• Pembahasan
• Pembacaan Keputusan dari Hasil
• Waktu (Jam) penutupan

 

C. Bagian Akhir Notulen

Bagian Akhir dari notulen merupakan penulisan atau penjelasan tentang hal-hal yang berada pada akhir penulisan notulen. Namun, walaupun letaknya diakhir, pengertian dan kedudukannya sangat penting dalam penulisan notulen.

Susunan sistematika dari bagian akhir notulen adalah :

• Nama Jabatan
• Tanda tangan
• Nama pejabat, pangkat, dan NIP

D. Penandatanganan

      Penandatanganan merupakan kumpulan tanda tangan orang-orang yang dianggap penting terhadap pertanggung jawaban acara yang dilaksanakan.

Berikut adalah penjelasan tentang penandatanganan :

•  Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan sekretariat daerah dibuat dalam kertas ukuran folio  dengan menggunakan kop naskah dinas sekretariat.

• Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan satuan organisasi dibuat dalam kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan organisasi yang bersangkutan. 

• Notulen ditanda tangani oleh Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, dan Notula.

PEKERJAAN KANTOR

A. Pengertian Pekerjaan Kantor
     pelayanan perkantoran terdiri atas segenap pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya suatu tujuan pokok apa pun. pekerjaan perkantoran atau office work dalam bahasa inggris disebut juga clerical work (pekerjaan tulis) dan paper work (pekerjaan kertas).

1.Pengertian Pekerjaan Perkantoran Menurut Beberapa Ahli

    

      1. George R. Terry :

Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan.

2.      William Leffingwell dan Edwin Robinson :

Pekerjaan kantor berkenaan dengan warkat-warkat dari badan usaha, pembuatan warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari.

3.      Geoffrey Mills dan Oliver Standingford :

Pekerjaan kantor menekankan pada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan dan melindungi harta kekayaan.

Kesimpulan :

Pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama /pokok, yang berkaitan dengan pekerjaan dibidang tulis-menulis, catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan kertas, maupun pelayanan.

Dengan kata lain, pekerjaan kantor berkaitan dengan kegiatan tata usaha yang dilakukan di setiap organisasi/ perusahaan mulai dari pucuk pimpinan tertinggi sampai tingkatan terendah.

Macam - macam Lipatan Surat

1. Lipatan Tunggal

Lipatan ini memiliki nama lain lipatan manunggal, atau single fold dalam bahasa inggris. Lipatan ini cukup membagi kertas menjadi dua lalu melipatnya. Kiranya lipatan ini lebih cocok untuk dimasukan kedalam amplop berukuran besar.

2. Lipatan Ganda Sejajar

Lipatan ganda pararel, atau pararel double fold adalah nama lain dari jenis lipatan ini, lipatan ini sering kita gunakan dalam pembuatan surat menyurat kita sehari-hari. Lipatan surat ini dilakukan dengan membagi surat menjadi dua bagian (seperti pada lipatan tunggal) kemudian dilipat lagi menjadi dua dengan sisi yang sama.

3.Lipatan Baku

Dalam bahasa inggris biasa disebut standart fold, lipatan ini membagi kertas menjadi tiga bagian, kemudian bagian bawah kertas dilipat ke atas, sedang bagian atas dilipat ke bawah. 

4. Lipatan Akordion

Jika pernah melihat alat musik akordion, pastinya kalian akan langsung tahu bentuk lipatan surat ini. Dengan nama lain accordion fold, sebenarnya lipatan ini seperti lipatan ganda sejajar tapi bagian atas lipatannya dibalik ke belakang. 

5. Lipatan Akordion Rendah

Nama lain jenis lipatan ini adalah lipatan setengah akordion, atau semi accordion fold. Jenis lipatan ini, seperti kakak kandungnya diatas, yang membedakannya adalah, salah satu hujung suratnya (biasanya dibagian bawah) lebih pendek dari yang lainnya.

6.Lipatan Baku Rendah

Semi standart fold, atau lipatan setengah baku, merupakan adik dari jenis lipatan baku, yang menjadi pembeda dari lipatan baku adalah, salah satu sisinya (biasanya bagian bawah) lebih pendek dari yang lainnya.

7. Lipatan Model Baron

Baronial Fold, dalam bahasa inggris. Jenis lipatan ini diawalai dengan lipatan tunggal, lalu kedua sisi samping surat dilipat lagi ke dalam.

8. Lipatan Model Prancis
French Fold dalam bahasa inggris. Lipatan ini merujuk pada negara pusat model dunia, cara melipatnya demulai dengan lipatan tunggal kemudian dilipat dua lagi ke samping.


berikut, contoh lipatan surat yang ada di atas:

Jenis Surat Sesuai Dengan Penganalisaan Kelompok

selamat soreeee..
kali ini saya akan mempublish tentang ( udah ada di judul ya hehe ). saya mengambil materi ini dari buku catatan korespondensi saya wkwkw..
semoga bermanfaat yaa :)


1. berdasarkan sifatnya
    a. surat pribadi (prive)
        - surat pribadi bersifat kekeluargaan
           contoh : surat perkenalan, surat untuk orang tua dsb.
        - surat pribadi setengah resmi
           contoh : surat lamaran pekerjaan, surat izin tidak masuk kerja dsb.
    b. surat resmi
        surat resmi adalah surat yang menyangkut soal tugas dalam suatu organisasi.
    c. surat sosial
        surat sosial adalah surat yang berisi kepentingan sosial dan dibuat oleh lembaga sosial.
    d. surat niaga
        surat niaga adalah surat yang dibuat oleh badan-badan usaha/perusahaan yang isinya untuk kepentingan
        bersama.
    e. surat dinas
        surat dinas adalah surat yang dibuat oleh instansi pemerintah maupun swasta yang berisi masalah
        kedinasan.

2. bedasarkan wujudnya
    a. kartu pos
        selembar kertas yang berukuran 10x15 cm yang dapat digunakan untuk menulis surat yang isinya
        pendek dan tidak mengandung kerahasiaan. biasanya, kartu pos ini dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia.
    b. warkat pos
        warkat pos adalah selembar kertas yang dibuat sedemikian rupa kalau dilipat menjadi sebuah sampul.
        yang bagian dalamnya dapat digunakan untuk menulis surat. isinya lebih panjang dari pada kartu pos
        dan tidak dapat dibaca oleh orang lain.
    c. surat bersampul atau surat biasa
        kegunaannya sebagai berikut :

• agar surat tidak dapat dibaca orang lain yang tidak berkepentingan.
• agar dapat mengirimkan berita yang cukup panjang.
• agar dipandang lebih sopan.

   d. memorandum (memo) dan nota.
      memorandum merupakan surat intern, artinya hanya digunakan untuk lingkungan sendiri.
      memo ini biasanya berisi :

• meminta informasi.
• memberi informasi.
• meminta petunjuk.
• memberi petunjuk.

      isi nota : tugas yang harus dikerjakan untuk bawahan.
      perbedaan memorandum dan nota :

• memo dibuat oleh atasan yang ditujukan kepada bawahan atau sebaliknya/ antar pejabat setingkat.
• nota dibuat oleh atasan pejabat yang ditujukan kepada bawahan/ antar pejabat dalam intern kantor.

   e. telegram
       telegram merupakan suatu tulisan, tanda/berita yang dikirim jarak jauh melalui pesawat telegrap.
       dan  telegram yang dikirim oleh kurir diebut dengan surat kawat.